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MANDAT DU COMITÉ DE PLACEMENTs

Ce mandat offre un cadre de référence au Comité de placement pour chacune des compagnies suivantes : Economical, Compagnie Mutuelle d’Assurance (Economical), La Fédération Compagnie d’Assurances du Canada, La compagnie d’assurance Missisquoi, Perth, Compagnie d’Assurance et Waterloo, Compagnie d’Assurance (collectivement « les Compagnies » et individuellement « la Compagnie »).

OBJECTIF

Le conseil d’administration de la compagnie a nommé le Comité de placements (« le Comité ») afin d’aider le conseil d’administration à assumer ses responsabilités de supervision en acquérant et en maintenant une garantie raisonnable concernant :

  • l’investissement, la gestion et la performance des actifs de la Compagnie dans le respect des lois applicables, incluant la Loi sur les sociétés d’assurance du Canada (la « Loi »);
  • les politiques de gestion des risques de placement et les procédures de la Compagnie en lien avec ses actifs pouvant être investis (les « Fonds de la Compagnie »), comme prévu dans l’énoncé de la politique de placement de la Compagnie;
  • l’investissement, la gestion et le rendement des actifs détenus par le programme de retraite de la Compagnie selon les politiques et procédures de placement du programme de retraite de la Compagnie;
  • la sélection des gestionnaires de placement et du travail qu’ils effectuent pour la Compagnie et ses programmes de retraite; et
  • les autres obligations décrites ici ou telles qu’occasionnellement déléguées au Comité par le conseil d’administration.

MEMBRES ET CONDUITE

Le conseil d’administration nommera un minimum de trois administrateurs comme membre du Comité. Les membres du Comité seront choisis par le conseil d’administration, selon les recommandations, du Comité de gouvernance d’entreprise. Chaque année, le conseil d’administration nommera un membre du Comité en tant que président du Comité. Si, lors de toute année, le conseil d’administration ne nomme pas de président, le titulaire de la présidence continuera d’exercer ses fonctions jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé.

La majorité des membres du Comité devront satisfaire aux critères d’indépendance mentionnés dans le mandat du conseil d’administration; les membres doivent également être majoritairement des résidents du Canada (tant que cela sera requis en vertu des lois applicables). De plus, la majorité des membres du Comité comprendront les risques et les occasions que présentent le portefeuille d’actifs, les responsabilités et dérivatives typiquement présentes dans les compagnies d’assurance de dommages importantes et sophistiquées du Canada, ainsi que les portefeuilles de programmes de retraite.

Les membres ont le devoir d’aviser immédiatement le président du conseil d’administration s’ils cessent de répondre aux exigences du Comité pour quelque raison que ce soit.

Tout membre pourrait être retiré et remplacé en tout temps par le conseil d’administration et cessera automatiquement d’être un membre dès qu’il ne satisfait plus aux exigences mentionnées ci-dessus. Le conseil d’administration pourvoira aux postes vacants du Comité en nommant les membres qualifiés, et ce, selon les recommandations du Comité de gouvernance d’entreprise. S’il y a un poste à pourvoir au sein du comité, les autres membres devront exercer tous ses pouvoirs, et ce, tant qu’il y aura quorum.

Le Comité doit se comporter de manière conforme aux procédures opérationnelles du Comité fixées par le conseil d’administration de temps à autre. Ce mandat n’impose pas de norme en matière de soin ou de diligence de quelque façon que ce soit, qui est plus sévère ou plus importante aux membres du comité que la norme de soin applicable aux administrateurs de la compagnie en général.

RESPONSABILITÉS PRÉCISES

Le Comité a la responsabilité de s’acquitter des fonctions établies ci-dessous ainsi que de toute autre fonction occasionnellement déléguée au Comité par le conseil d’administration.

Fonds de la Compagnie

Le Comité est responsable des sujets suivants :

  • Établir un énoncé de la politique de placement qui soutient les objectifs suivants :​
    • respecter les obligations financières actuelles de la Compagnie et celles qui sont anticipées pour l’avenir; 
    • maximiser les retours sur les investissements dans le portefeuille disponible pour la vente en respectant les paramètres de risque acceptables;
    • investir le portefeuille détenu à des fins de transaction afin de moduler la rentabilité de la Compagnie par rapport aux incidences des réclamations liées à la responsabilité en raison des variations de taux d’intérêt; et 
    • assurer la préservation des capitaux à long terme.
  • Occasionnellement, approuver des stratégies conformément à l’énoncé de la politique de placement.
  • Au moins annuellement :
    • examiner l’énoncé de la politique de placement et, d’un commun accord, approuver des changements qui pourraient être nécessaires ou souhaitables;
    • examiner les placements jugés importants selon le montant exposé, le niveau de risque ou un autre facteur pertinent; et
    • rencontrer chacun des gestionnaires externes de portefeuilles de la Compagnie afin d’examiner le rendement passé et de discuter des plans pour l’avenir.
  • Au moins trimestriellement :
    • examiner l’évaluation de gestion des finances, les capitaux des marchés et le cadre réglementaire ainsi que l’incidence de ces influences sur les portefeuilles de placement de la Compagnie, ses stratégies et opérations;
    • examiner l’évaluation de la conformité avec l’énoncé de la politique de placement effectuée par l’administration; 
    • contrôler le rendement continu avec le plan annuel de placement;
    • examiner les portefeuilles de placements et le rendement en matière d’actifs et de responsabilité par rapport aux références de placement et aux objectifs approuvés;
    • examiner les listes de surveillance et de contrôle du crédit avec l’évaluation de l’administration en matière de provisions pour dépréciation;
    • examiner les transactions de placement net et les activités de prêt de titres, incluant les nouvelles émissions pour les portefeuilles de titres; et
    • prendre les mesures nécessaires pour réaligner les stratégies de placements, au besoin.
  • Examiner, et d’un commun accord, approuver les recommandations de l’administration concernant la remise en état des dérogations à l’énoncé de la politique de placement et les transactions proposées qui excèdent les autorités déléguées de l’énoncé de la politique de placement.
  • Examiner toute question soulevée dans les limites de ce mandat en lien avec toute audition interne ou tout examen réglementaire, incluant les réponses ou les recommandations de l’administration.
  • Sélectionner, contrôler, modifier ou interrompre les mandats des gestionnaires de portefeuilles externes de la Compagnie ou des conseillers en placement, puisqu’il pourrait être requis de gérer des problèmes reliés au rendement à plus long terme ou des changements de stratégie comme prévu dans l’énoncé de la politique de placement.

Programmes de retraite

Le Comité doit prendre de telles mesures, au besoin, afin d’assurer le bon fonctionnement des activités reliées aux investissements en lien avec les programmes de retraite de la Compagnie, incluant celles qui sont énumérées ci-dessous, à condition que le Comité puisse, à sa discrétion, déléguer occasionnellement au Comité de gestion des programmes de retraite toute responsabilité spécifique du Comité qui touche les programmes de retraite de la Compagnie, en tout ou en partie, selon ce qu’il juge approprié :

  • Au moins annuellement :
    • rencontrer l’actuaire en régime de retraite pour examiner et confirmer les hypothèses actuarielles qu’il propose en matière de placement pour le programme de retraite à prestations déterminées de la Compagnie et examiner le rapport subséquent sur l’état de capitalisation du plan afin d’envisager les conséquences des placements; 
    • examiner et, d’un commun accord, approuver tout changement aux politiques et procédures de placement du programme de retraite;
    • examiner et modifier au besoin, la gamme d’options de placements disponibles sous le programme de retraite à cotisations déterminées de la Compagnie, et examiner, et d’un commun accord, approuver tout changement recommandé par l’administration concernant les gestionnaires de placement retenus pour chacune des options de placements; et
    • rencontrer chacun des gestionnaires du programme de retraite à prestations déterminées afin d’examiner le rendement passé et de discuter des plans pour l’avenir.
  • Au moins à tous les six mois, examiner le rendement des placements des gestionnaires de placement du programme de retraite à prestations déterminées de la Compagnie.
  • Au moins trimestriellement :
    • examiner la composition des actifs et le rendement des placements du programme de retraite à prestations déterminées et les rééquilibrer au besoin; et
    • vérifier que les gestionnaires de placement du programme de retraite à prestations déterminées respectent les politiques et procédures de placement du programme de retraite.
  • Sélectionner, contrôler, modifier ou interrompre les mandats des gestionnaires de placements du programme de retraite à prestations déterminées puisqu’il pourrait être requis de gérer des problèmes reliés au rendement de placement à plus long terme ou des changements dans l’étendue et la direction de l’investissement, comme prévu dans les politiques et procédures de placement du programme de retraite.
  • Superviser et évaluer périodiquement la qualité du travail des consultants en investissement engagés au nom de la Compagnie ou du Comité ou en lien avec le programme de retraite de la Compagnie.

Autres sujets

Le Comité assurera le contrôle des polices d’entreprise occasionnellement déléguées au Comité par le conseil d’administration.

RAPPORTS

Le Comité devra se rapporter au conseil d’administration de façon régulière concernant, entre autres :

  • le rendement des portefeuilles de placements d’entreprise et de programme de retraite de la Compagnie;
  • les changements des gestionnaires de placement engagés en lien avec les portefeuilles de placements ou de programme de retraite de la Compagnie;
  • les changements importants dans les politiques et procédures de placement du programme de retraite, incluant la gamme d’options de placements disponibles sous le programme de retraite à cotisations déterminées
  • tous les autres sujets importants traités et qui sont de son ressort.

ÉVALUATION

Au moins une fois par année, le Comité de gouvernance d’entreprise devra examiner l’efficacité du Comité, à savoir s’il assume ses responsabilités et fonctions établies dans ce mandat et fournir les résultats aux évaluations de rendement au conseil d’administration.

Le Comité examinera et évaluera la pertinence de ce mandat au moins une fois par trois ans et le soumettra au comité de gouvernance d’entreprise aux fins d’approbation, en incluant les modifications qu’il a jugées nécessaires et appropriées. Le Comité de gouvernance d’entreprise révisera ce mandat et le soumettra au Conseil aux fins d’approbation des modifications qu’il a jugées nécessaires et appropriées. Les modifications techniques mineures à ce mandat peuvent être faites par le secrétaire général de la Compagnie, qui rapportera les modifications au conseil d’administration lors de la prochaine réunion régulière.

ACCÈS AUX DOSSIERS ET AUX CONSEILLERS EXTERNES, RECOURS AUX EXPERTS

Lorsqu’il s’acquitte de ses responsabilités, le Comité :

  • a le pouvoir d’enquêter sur toute question avec un libre accès complet à tous les livres, les dossiers, les installations et le personnel de la Compagnie et de ses filiales;
  • peut en tout temps faire appel aux services de, retirer, mandater et payer tout conseiller externe, y compris un avocat indépendant, aux frais de la Compagnie, et ce, sans nécessiter l’approbation du conseil d’administration;
  • a la seule autorité de déterminer le montant des honoraires du conseiller et les autres modalités du maintien en poste;
  • peut en tout temps communiquer directement et en privé avec le vérificateur interne, le vérificateur externe et tout autre conseiller engagé par le Comité ou la Compagnie;
  • est autorisé à s’appuyer de bonne foi sur :
    • un rapport ou les conseils d’un dirigeant ou d’un employé de la Compagnie (incluant l’actuaire nommé) lorsqu’il est raisonnable, selon les circonstances, de se fier au rapport ou aux conseils; et
    • le rapport d’un actuaire, d’un avocat, d’un comptable, d’un ingénieur, d’un estimateur ou de toute autre personne dont la profession renforce la crédibilité d’une déclaration faite par cette personne.

AUCUN DROIT CRÉÉ

Ce mandat est une déclaration des politiques étendues et sert d’élément constitutif du cadre flexible de la gouvernance au sein duquel le conseil d’administration, soutenu par ses comités, dirige les affaires de la Compagnie. Bien que cela doit être interprété dans le contexte de toutes les lois, règles et exigences applicables énumérées (s’il y a lieu), ainsi que dans le contexte des lettres patentes et des dispositions légales de la Compagnie, l’objectif n’est pas d’établir des obligations juridiquement contraignantes.