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MANDAT DU COMITÉ D’EXAMEN DES risques

Ce mandat offre un cadre de référence au Comité d’évaluation des risques pour chacune des compagnies suivantes : Economical, Compagnie Mutuelle d’Assurance (Economical), La Fédération Compagnie d’Assurances du Canada, La compagnie d’assurance Missisquoi, Perth, Compagnie d’Assurance et Waterloo, Compagnie d’Assurance (collectivement « les Compagnies » et individuellement « la Compagnie »).

OBJECTIF

Le conseil d’administration de la compagnie a nommé le Comité d’évaluation des risques (« le Comité ») afin d’aider le conseil d’administration à assumer des responsabilités de surveillance en matière de gestion du cadre de compétence de l’entreprise pour le contrôle des risques afin de promouvoir la réalisation des rendements ajustés selon les risques convenus et d’allouer le capital en conséquence. Le Comité supervise l’identification des principaux domaines de risques auxquels la Compagnie est exposée et l’élaboration de stratégies pour gérer et atténuer ces risques, l’examen de la conformité avec les politiques de gestion des risques approuvées, la supervision des politiques, des pratiques et les contrôles reliés à la structure de capital de la Compagnie, l’examen et le contrôle du plan annuel de capital de la Compagnie, l’examen du rapport annuel sur la condition financière future attendue de la Compagnie et les analyses de sensibilité périodiques, et le contrôle de l’efficacité du programme de gestion de la conformité réglementaire de la Compagnie pour l’ensemble de l’entreprise et de son cadre de compétences. 

MEMBRES ET CONDUITE

Le conseil d’administration nommera un minimum de trois administrateurs comme membre du Comité. Les membres du Comité seront choisis par le conseil d’administration selon les recommandations du comité de gouvernance d’entreprise. Chaque année, le conseil d’administration nommera un membre du Comité en tant que président du Comité. Si, lors de toute année, le conseil d’administration ne nomme pas de président, le titulaire de la présidence continuera d’exercer ses fonctions jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé.

Tous les membres du Comité devront satisfaire aux critères d’indépendance mentionnés dans le mandat du conseil d’administration; les membres doivent également être majoritairement des résidents du Canada (tant que cela sera requis en vertu des lois applicables). Le Comité comprendra des administrateurs qui possèdent des connaissances des risques auxquels la Compagnie est confrontée et des techniques utilisées pour mesurer et gérer ces risques. Les membres ont le devoir d’aviser immédiatement le président du conseil d’administration s’ils cessent de répondre aux exigences du Comité pour quelque raison que ce soit.

Tout membre pourrait être retiré et remplacé en tout temps par le conseil d’administration et cessera automatiquement d’être un membre dès qu’il ne satisfait plus aux exigences mentionnées ci-dessus. Le conseil d’administration pourvoira aux postes vacants du Comité en nommant les membres qualifiés du conseil d’administration, et ce, selon les recommandations des membres de ce Comité. S’il y a un poste à pourvoir au sein du comité, les autres membres devront exercer tous ses pouvoirs, et ce, tant qu’il y aura quorum.

Le Comité doit se comporter de manière conforme aux procédures opérationnelles du comité occasionnellement fixées par le conseil d’administration. Le Comité doit se rencontrer au moins une fois par année, à la discrétion du Comité, à huis clos avec le chef de la gestion des risques, l’actuaire nommé, le président et chef de la direction, le chef des services financiers, et le chef de la conformité. Le Comité a également le droit de se rencontrer lors de séances privées ou, au choix du Comité, avec un membre de la direction ou plus ou d’autres employés de la Compagnie ou de ses filiales. Ce mandat n’impose pas de norme en matière de soin ou de diligence de quelque façon que ce soit, qui est plus sévère ou plus importante aux membres du comité que la norme de soin applicable aux directeurs principaux de la compagnie en général.

RESPONSABILITÉS PRÉCISES

Le Comité a la responsabilité de s’acquitter des fonctions établies ci-dessous ainsi que de toute autre fonction occasionnellement déléguée au Comité par le conseil d’administration.

Énoncé de nos intérêts d’assurance

Le Comité révisera annuellement l’énoncé de la Compagnie en matière d’intérêt d’assurance et les limites de contrôle des risques connexes et, d’un commun accord, les recommandera au conseil d’administration aux fins d’approbation.

Identification des risques et évaluation

Au moins une fois par année, le Comité examinera et évaluera le caractère raisonnable de :

  • l’évaluation par la direction des risques actuels et émergents rencontrés par la Compagnie, incluant ceux apparentés au marché de l’assurance, au crédit, aux liquidités, au capital, aux réglementations, aux opérations, à la stratégie,  les risques juridiques, politiques, systémiques, de groupe ainsi que les autres catégories de risques connexes; 
  • l’évaluation du risque des plans financiers et d’entreprise de la Compagnie; et
  • la production du rapport sur la condition financière future attendue de la Compagnie et des tests de sensibilité périodiques effectués en raison des exigences réglementaires ou des politiques.

Surveillance de la gestion des risques

Le Comité :

  • examinera et approuvera, d’un commun accord, les changements à la déclaration de responsabilité et autorité obligatoires du chef de la gestion des risques;
  • examinera, au besoin, et approuvera, d’un commun accord, les recommandations de la direction au sujet des politiques de gestion des risques, incluant la politique de gestion des risques, la politique de gestion des risques de réassurance, la politique de sinistre catastrophique et la politique de gestion du capital; 
  • examinera et évaluera périodiquement la pertinence des plans de la Compagnie en matière de maintien des opérations et de gestion de crise; et
  • assurera le contrôle des politiques d’entreprise occasionnellement déléguées au Comité par le conseil d’administration.

Contrôle des risques

Le Comité révisera annuellement ou plus fréquemment, au besoin :

  • le rapport sur l’état du programme pour la sécurité des systèmes d’information, incluant la sécurité des données, la sécurité de l’accès et les résultats de toute vérification externe des systèmes d’information;
  • l’évaluation par la direction de la conformité aux politiques de la Compagnie, le Comité

Le Comité examinera à chaque trimestre ou plus souvent, au besoin :

  • l’évaluation par la direction des expositions clés aux risques et des tendances émergentes qui ont un potentiel raisonnable d’excéder l’intérêt d’assurance de la Compagnie et les limites du contrôle des risques, et lorsqu’approprié, approuver les plans d’action approuvés;
  • les rapports de la direction sur l’efficacité de tout plan d’atténuation des risques qui a été implanté afin de répondre à toute non-conformité identifiée selon les points de contrôle des risques prescrits, les politiques de provision ou les limites de tolérance aux risques; et
  • toute question soulevée par une vérification ou toute agence de réglementation concernant l’efficacité de l’environnement de contrôle de la gestion des risques, incluant les réponses et les recommandations de la direction.

Gestion du capital

Le Comité :

  • examinera l’évaluation interne du risque et de la solvabilité et en discutera, 
  • examinera le plan annuel de gestion du capital, la cible interne et les ratios de capital réglementaires, et d’un commun accord, recommandera son approbation par le conseil d’administration,
  • contrôlera le rendement par rapport au plan de gestion du capital afin d’assurer une solvabilité continue; et 
  • s’assurera que la gestion du capital est intégrée dans le cadre de compétence et dans le processus de prise de décision de la direction de l’équipe de gestion des risques d’entreprise.   

Gestion de la conformité à la réglementation

Au moins une fois par année, le Comité :

  • examinera le programme de gestion de la conformité réglementaire de la Compagnie et son cadre de compétences et en discutera;
  • examinera et approuvera la définition de « l’importance » en matière d’exposition ou de faiblesse par rapport aux risques liés à la conformité aux réglementations;
  • examinera et évaluera les résultats du programme de gestion de la conformité réglementaire de la Compagnie et son cadre de compétences, incluant sont efficacité globale et son exposition aux risques importants liés à la conformité aux réglementations;
  • examinera les rapports du chef de la conformité ou de la vérification interne au sujet de l’efficacité du programme de gestion de la conformité réglementaire et son cadre de compétences, incluant l’opinion du chef de la conformité; et
  • examinera et d’un commun accord, approuvera les changements à la déclaration de responsabilité et autorité obligatoires du chef de la conformité;

RAPPORTS

Le Comité devra se rapporter au conseil d’administration de façon régulière concernant, entre autres :

  • son examen des risques clés actuels et émergents;
  • son examen des politiques de gestion des risques et son évaluation de la gestion de la conformité  à l’égard de ces politiques;
  • son examen du rapport annuel sur la condition financière future attendue de la Compagnie et les tests de sensibilité périodiques ainsi que tout plan d’action connexe;
  • la conformité de la Compagnie à l’égard du plan de gestion du capital;
  • son examen de l’évaluation par la direction des expositions clés aux risques relativement à l’intérêt d’assurance déclaré et lorsqu’approprié, les plans d’action connexes
  • l’opinion du chef de la conformité sur la conformité de l’entreprise en lien avec les exigences réglementaires applicables et les résultats programme de gestion de la conformité réglementaire de la compagnie et son cadre de compétences; et
  • tous les autres sujets importants traités et qui sont de son ressort.

ÉVALUATION

Au moins une fois par année, le Comité de gouvernance d’entreprise devra examiner l’efficacité du Comité, à savoir s’il assume ses responsabilités et fonctions établies dans ce mandat, conformément au processus d’évaluation approuvé par le conseil d’administration.

Le Comité examinera et évaluera la pertinence de ce mandat au moins une fois par trois ans et le soumettra au Comité de gouvernance d’entreprise aux fins d’approbation, en incluant les modifications qu’il a jugées nécessaires et appropriées. Le Comité de gouvernance d’entreprise révisera ce mandat et le soumettra au conseil d’administration aux fins d’approbation des modifications qu’il a jugées nécessaires et appropriées. Les modifications techniques mineures à ce mandat peuvent être faites par le secrétaire général de la Compagnie, qui rapportera les modifications au conseil d’administration lors de la prochaine réunion régulière.

ACCÈS AUX DOSSIERS ET AUX CONSEILLERS EXTERNES, RECOURS AUX EXPERTS

Lorsqu’il s’acquitte de ses responsabilités, le Comité :

  • a le pouvoir d’enquêter sur toute question avec un libre accès complet à tous les livres, les dossiers, les installations et le personnel de la Compagnie et de ses filiales;
  • peut en tout temps faire appel aux services de, retirer, mandater et payer tout conseiller externe, y compris un avocat indépendant, aux frais de la Compagnie, et ce, sans nécessiter l’approbation du conseil d’administration;
  • a la seule autorité de déterminer le montant des honoraires du conseiller et les autres modalités du maintien en poste;
  • peut en tout temps communiquer directement et en privé avec le vérificateur interne, le vérificateur externe et tout autre conseiller engagé par le Comité ou la Compagnie; et
  • est autorisé à s’appuyer de bonne foi sur :
    • un rapport ou les conseils d’un dirigeant ou d’un employé de la Compagnie lorsqu’il est raisonnable, selon les circonstances, de se fier au rapport ou aux conseils; et
    • le rapport d’un actuaire, d’un avocat, d’un comptable, d’un ingénieur, d’un estimateur ou de toute autre personne dont la profession renforce la crédibilité d’une déclaration faite par cette personne.

AUCUN DROIT CRÉÉ

Ce mandat est une déclaration des politiques étendues et sert d’élément constitutif du cadre flexible de la gouvernance au sein duquel le conseil d’administration, soutenu par ses Comités, dirige les affaires de la Compagnie. Bien que cela doit être interprété dans le contexte de toutes les lois, règles et exigences applicables énumérées (s’il y a lieu), ainsi que dans le contexte des lettres patentes et des dispositions légales de la Compagnie, l’objectif n’est pas d’établir des obligations juridiquement contraignantes.