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Code de conduite

Introduction

Le Code de conduite d’Economical (le Code) décrit la conduite en affaires, inspirée par notre conviction que la confiance et l’intégrité sont la base de notre entreprise.

Economical s’engage à se conformer aux normes juridiques et éthiques les plus élevées en matière de conduite professionnelle. Economical doit être reconnue comme une entreprise qui fait équitablement des affaires avec ses courtiers, assurés, employés et membres du public. Le Code et les ressources mentionnées dans le présent document fournissent des directives sur les attentes en matière de conduite acceptable au sein d’Economical.

À quelle fréquence le Code de conduite doit-il être consulté?

Chaque année, les employés doivent confirmer qu’ils comprennent le Code, indiquer qu’ils n’ont rien à divulguer ou faire les divulgations nécessaires. Le Code peut être consulté en tout temps et est une ressource utile pour guider les actions, les comportements et les décisions des employés.

Application et étendue

Le Code s’applique à tous les employés d’Economical, dont les employés permanents à temps plein et à temps partiel, les employés occasionnels, les entrepreneurs externes individuels, les étudiants d’été et du programme d’enseignement coopératif, ainsi qu’aux administrateurs et dirigeants d’Economical (y compris nos filiales contrôlées et en propriété exclusives). Les normes d’intégrité du Code et toutes les autres dispositions convenues s’appliquent également aux entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs faisant affaire avec ou pour Economical.

Divulgation des conflits

Les employés doivent lire le Code annuellement et confirmer qu’ils s’y conforment. Ils doivent également divulguer, à ce moment et en tout temps pendant l’année, tout conflit d’intérêts connu ou potentiel se présentant. Si un conflit d’intérêts est divulgué, leur gestionnaire leur indiquera les étapes suivantes.

Violation du Code

Les violations du Code seront traitées promptement après qu’une enquête soit entamée. Si, à la suite de l’enquête, l’existence d’une violation au Code est établie, une décision sera prise quant à l’imposition de mesures disciplinaires appropriées, jusqu’à et incluant le licenciement motivé ou une poursuite civile ou criminelle. Dans le cas des entrepreneurs, des sous-traitants et des fournisseurs faisant affaire avec Economical ou en son nom, les violations seront traitées par l’entremise de lettres d’avertissement, de cessation de relations d’affaires ou de tout autre moyen, selon les circonstances.

Programme d’éthique

Objectif

L’objectif du programme d’éthique d’Economical est d’établir des procédures pour la soumission et le traitement confidentiels des plaintes, des rapports ou des renseignements concernant la dénonciation d’incidents.

Qu’est-ce qu’un incident pouvant faire l’objet d’une dénonciation?

Une dénonciation d’incident est une préoccupation de bonne foi relative à des actes potentiellement répréhensibles, la comptabilité douteuse, les contrôles internes, la divulgation ou la vérification; la violation des dispositions relatives à l’intégrité du Code; le défaut de déclarer une violation importante d’une restriction substantielle d’une politique d’entreprise en conformité avec la divulgation de dispositions de cette police; la santé et la sécurité en milieu de travail; les problèmes environnementaux; ou des questions importantes liées aux ressources humaines d’Economical. Pour des conseils sur la conduite acceptable, les employés doivent consulter les autres politiques et procédures d’Economical ou communiquer avec un des membres des Ressources humaines.

 Les actes répréhensibles comprennent :

  • la fraude;
  • le détournement de l’actif de l’entreprise par un individu ou un groupe d’individus;
  • l’acceptation de pots-de-vin ou d’avantages conférés;
  • la violation des lois et règlements par des individus;
  • la conduite consciente des affaires en violation directe avec les exigences juridiques et réglementaires par lesquelles l’entreprise est liée;
  • la violation des exigences matière de santé et sécurité du travail;
  • l’atteinte à la santé ou la sécurité publique;
  • le harcèlement et la discrimination;
  • la falsification de dossiers, de contrats ou de rapports;
  • le retrait, l’entreposage et l’utilisation inappropriés de renseignements de clients ou de tiers recueillis par Economical;
  • un comportement ou une pratique non conforme à la déontologie;
  • la violation du devoir fiduciaire.

Les incidents pouvant faire l’objet d’une dénonciation sont des actes répréhensibles, une comptabilité douteuse, des contrôles internes, des procédures de divulgation, des vérifications et des violations des dispositions relatives à l’intégrité du Code.

La comptabilité douteuse, les contrôles internes, les procédures de divulgation ou les vérifications incluent :

  • l’enregistrement contraire à l’éthique ou inapproprié de transactions financières contraires aux principes comptables d’Economical;
  • la divulgation contraire à l’éthique, incomplète ou inappropriée des renseignements financiers;
  • la fausse déclaration de renseignements non financiers en appui aux états financiers;
  • la fraude ou l’erreur délibérée dans la préparation, l’évaluation, la revue ou la vérification des états financiers, des dossiers ou des rapports d’Economical;
  • l’infraction intentionnelle des contrôles internes d’Economical relatifs aux rapports financiers ou des contrôles de communication de l’information.

La « bonne foi » signifie que les intentions de l’auteur du rapport sont honnêtes et qu’il y a une bonne raison de formuler le rapport. Il importe peu si les circonstances particulières signalées ont effectivement donné lieu à une mauvaise conduite. Les employés qui formulent des accusations fausses ou malhonnêtes en toute connaissance de cause sont en violation du Code et passibles de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Dénonciation d’incident

Afin de permettre la dénonciation d’incidents, Economical a établi un partenariat avec ClearView Strategic Partners Inc., une société d’experts-conseils en communications qui se spécialise dans l’hébergement de systèmes de dénonciation confidentiels. ClearView a des antécédents reconnus d’intégrité, de discrétion et de respect.

Les employés peuvent soumettre des rapports par le système Web de ClearView ou par son service d’assistance téléphonique et obtenir des directives étape par étape pour dénoncer un incident en toute confidentialité. ClearView est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et traitera le rapport des employés avec respect et en toute confidentialité. Lorsque les employés utilisent le système Web de ClearView ou parlent avec un agent, ils recevront des identifiants de connexion sécurisés pour faire le suivi de leur rapport.

D’une façon générale, les employés doivent transmettre leurs préoccupations ou leurs plaintes à l’aide des méthodes de divulgation en place, en commençant par leur gestionnaire.

Le programme d’éthique doit uniquement être utilisé lorsqu’aucune autre méthode de divulgation n’existe, lorsque les méthodes en place ne sont pas adéquates ou lorsque les employés ne se sentent pas à l’aise de les utiliser. S’ils font un rapport sur quelque chose qu’ils ont entendu, mais dont ils n’ont pas été témoins, ils doivent l’indiquer dans leur rapport.

Les rapports concernant les actes répréhensibles commis par toute personne ou toute autre violation du Code par un membre de la direction ou du conseil d’administration seront automatiquement acheminés au président du conseil d’administration. Les rapports concernant les pratiques de comptabilité et de vérification douteuses seront automatiquement acheminés au président du comité de vérification du conseil d’administration. Les rapports concernant tout autre comportement inacceptable ou violation des politiques d’entreprise seront automatiquement acheminés au vice-président principal et chef des ressources humaines.

Lors d’une enquête, Economical déploiera ses meilleurs efforts raisonnables pour protéger la confidentialité et l’anonymat des plaignants, selon le besoin d’effectuer une enquête approfondie. Dans certains cas, il peut s’avérer nécessaire d’identifier le plaignant ou il peut être possible pour des tiers de déduire l’identité du plaignant. Ainsi, l’anonymat ne peut être garanti lors d’une enquête.

Le programme d’éthique vise à encourager et à permettre aux employés, entrepreneurs, directeurs et administrateurs de soulever des préoccupations sérieuses au sein d’Economical plutôt que de chercher une résolution à l’extérieur d’Economical. Par conséquent, la politique d’Economical ne tolère aucune forme de représailles ou de harcèlement à l’endroit des individus ayant soumis des plaintes de bonne foi par l’entremise du programme d’éthique. Les dénonciateurs ne seront pas congédiés, rétrogradés, suspendus, menacés, harcelés ou maltraités uniquement pour avoir signalé un incident pouvant faire l’objet d’une dénonciation de bonne foi — que l’incident soit signalé à un gestionnaire, aux services des ressources humaines ou juridiques, à ClearView aux forces de l’ordre ou aux organismes de réglementation. Il en va de même pour toute personne participant à l’enquête d’un rapport.

Comportement éthique

Economical s’engage à maintenir des normes éthiques et juridiques les plus élevées en matière de conduite professionnelle et doit être reconnue comme étant équitable dans ses relations avec les employés, les courtiers, les assurés et le public.

Se comporter de manière éthique signifie que les employés lient constamment les mots aux actions — leurs actes sont le reflet de leurs paroles et ils donnent l’exemple. Ils font preuve de discrétion lorsqu’ils utilisent de l’information et respectent la confidentialité. Economical et ses employés s’efforcent toujours de traiter les assurés, les demandeurs et les personnes présentant des réclamations de façon juste et équitable.

Prévention de la fraude

La fraude est définie comme un acte ou une omission malhonnête ayant pour but de priver ou de tromper les autres à des fins de gain personnel ou collectif. La fraude désigne un acte intentionnel de tromperie, de manipulation ou de supercherie commis dans le but exprès de tirer un avantage injuste ou malhonnête ainsi que les procédés ou pièges malhonnêtes. Par exemple, la fraude peut inclure le détournement des fonds d’un client, la soumission de réclamations frauduleuses, la fausse déclaration de renseignements sur le client et le vol d’identité.

Nos parties prenantes s’attendent à ce qu’Economical et ses employés se conduisent de façon honnête et équitable. Cela signifie de ne pas prendre part à des comportements malhonnêtes ou frauduleux pouvant avoir des répercussions sur Economical, ses employés, ses clients ou ses partenaires.

Rejet de la corruption et des pots-de-vin

Aucun fond ou actif d’Economical ne doit être versé, prêté ou autrement déboursé en tant que pots-de-vin, commissions occultes ou toute autre rétribution dans le dessein d’influencer ou de compromettre la conduite du bénéficiaire. Les employés ne peuvent pas accepter de fonds ou d’actifs pour influencer le destinataire à effectuer des activités avec Economical.

Le Canada possède une législation anticorruption particulière qui interdit aux entreprises de donner ou d’offrir des choses de valeur à un représentant du gouvernement dans le but d’influencer une décision ou de l’aider à effectuer des activités. Autres que pour les frais prévus par la loi et les paiements semblables, les employés doivent obtenir l’approbation préalable de leur gestionnaire avant d’offrir tout cadeau ou paiement d’affaires à un représentant du gouvernement.

Economical s’est bâti une réputation d’intégrité avec le temps, ce qui lui a permis de gagner la confiance de nos clients. Dans le cadre de notre engagement envers l’intégrité, nous agissons de façon responsable, éthique et professionnelle. 

Absence de conflits d’intérêts

Il est inacceptable pour les employés d’utiliser leur rôle au sein d’Economical afin d’obtenir, soit directement ou indirectement, un gain personnel ou celui de toute autre personne. Les employés ne peuvent pas utiliser, à leur avantage personnel, des renseignements confidentiels obtenus dans le cadre des activités de l’entreprise.

Les situations suivantes sont des exemples de conflits d’intérêts :

  • l’utilisation des programmes d’entreprise à des fins autres que celles qui sont prévues (p. ex., soumettre une réclamation à votre compte de bien-être personnel pour une personne qui n’est pas couverte par leur programme d’avantages sociaux);
  • l’utilisation du courriel de l’entreprise afin d’effectuer des affaires personnelles telles que la vente des biens sur eBay;
  • le transfert du matériel élaboré à Economical à des tiers.

Il est important d’éviter les situations dans lesquelles les intérêts personnels d’un employé d’Economical sont en conflit, peuvent être en conflit ou peuvent sembler en conflit avec ses tâches au sein d’Economical ou peuvent interférer avec la capacité qu’ont les autres employés à effectuer leurs tâches. Ces situations peuvent comprendre les suivantes :

  • les actions qui privent un employé du temps ou de l’attention requis afin qu’il puisse effectuer son travail adéquatement;
  • inciter d’autres employés à effectuer des actions qui pourraient influencer leur capacité d’agir dans le meilleur intérêt d’Economical;
  • toute relation d’affaire, financière ou autre avec des fournisseurs, clients, concurrents ou avec Economical en soi qui risque de compromettre ou semble compromettre l’indépendance d’Economical;
  • les situations où il semble y avoir un conflit d’intérêts, même s’il n’y a pas réellement de conflit. L’apparence d’un tel conflit est destructrice, car le tout peut ébranler la confiance des employés et coûter à Economical le respect de ses clients.
  • effectuer ou traiter des transactions (y compris consulter, émettre, modifier ou résilier des polices d’assurance); effectuer ou traiter des paiements et d’autres transactions financières; traiter des réclamations; et toute autre situation liée aux polices d’assurance d’un employé ou les polices de membres de sa famille ou d’entreprises dans lesquelles l’employé ou sa famille sont liés. Les exceptions à cette règle sont les situations où ils effectuent ou traitent des transactions sur leurs propres polices d’assurance par les plateformes directes d’Economical de la même manière que les clients externes.

Les gestionnaires doivent veiller à ce que tous les gestes et décisions pris sous leur supervision ne causent pas de conflits d’intérêts. Si les employés approuvent des dépenses, traitent des réclamations ou des actifs, ou ont accès à des renseignements confidentiels, ils doivent s’assurer que leurs décisions et actions n’occasionnent pas de conflits d’intérêts.

Economical ne tolère pas la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts ou les comportements contraires à l’éthique. Les employés peuvent contribuer à garantir qu’Economical continue de travailler éthiquement en signalant les incidents suspects, commis soit par un collègue ou un tiers, à leur gestionnaire, aux Ressources humaines ou à l’aide du programme d’éthique.

Déclaration des cadeaux et faveurs

Il est inacceptable pour les employés d’Economical d’accepter des cadeaux, des services coûteux, des occasions, des faveurs ou des privilèges, pour leur intérêt ou plaisir personnel, provenant de qui que ce soit faisant affaire avec Economical. La même règle s’applique aux membres immédiats des familles des employés.

Cette interdiction ne s’applique pas aux pratiques commerciales courantes, comme les repas d’affaires, les activités de divertissement, les réceptions d’affaires, les souvenirs, les prix ou les cadeaux occasionnels imprévus d’une valeur de 25 $ ou moins. Toutefois, les employés d’Economical doivent aviser leur gestionnaire immédiat de leur intention de participer à de tels événements ou d’accepter un cadeau. Si le destinataire est un dirigeant, il doit le déclarer au président et chef de la direction. Les employés ne peuvent pas accepter tout ce qui pourrait être interprété comme un pot-de-vin à titre de gain ou de récompense secrète.

Utilisation des actifs et des fonds de l’entreprise

Les actifs d’Economical incluent l’argent et les autres actifs financiers, le nom d’Economical et tous les noms de compagnie, les renseignements, les données continues ou envoyées à partir des ordinateurs d’Economical, le matériel, les téléphones, les ressources informatiques, les véhicules de fonction et les cartes de crédit de l’entreprise.

Tous les employés doivent respecter les politiques d’Economical et protéger tous les actifs d’Economical contre la perte, le vol, la négligence, l’utilisation abusive ou le gaspillage.

Les actifs d’Economical doivent uniquement être utilisés à des fins d’affaires d’Economical. Ils ne doivent pas être utilisés à des fins personnelles ou afin de soutenir des affaires ou des activités non liées à Economical.

Respect des lois, règlements et politiques

Chaque compagnie membre d’Economical et tous les gens agissant au nom de l’entreprise doivent obéir aux lois et aux règlements régissant nos entreprises ainsi qu’aux politiques et directives établies par Economical, notamment la politique en matière de sécurité de l’information et le Code de conduite.

L’industrie de l’assurance fait l’objet de lois et règlements complexes et en évolution. De telles lois peuvent varier en fonction des provinces avec lesquelles Economical fait affaire. Afin d’éviter les infractions involontaires, les employés doivent demander des clarifications à leur gestionnaire sur l’application ou la signification de toute exigence légale.

Respect des lois antitrust et sur la concurrence

Les employés d’Economical doivent éviter tous les gestes qui peuvent être raisonnablement considérés comme étant anticoncurrentiels, monopolistiques ou contraires aux lois gouvernant les pratiques concurrentielles du marché. Le gouvernement fédéral a imposé des lois antitrust et sur la concurrence qui ont été conçues afin de s’assurer que les marchés pour les biens et services opèrent de manière concurrentielle et efficace. L’objectif de ces lois consiste à s’assurer que les clients profitent des avantages de la concurrence entre les fournisseurs et que les vendeurs bénéficient de même de la concurrence entre nos acheteurs. Toute violation de ces lois peut entraîner une responsabilité civile ou criminelle importante pour Economical et ses employés.

La plupart des régimes juridiques en matière de concurrence interdisent les ententes ou la communication entre les concurrents concernant les paramètres de concurrence (prix, produit ou service). Par exemple, lorsque les entreprises concurrentes (actuelles ou potentielles) s’entendent (même si seulement de façon tacite) sur les prix qu’elles factureront aux clients ou empêchent d’autres entreprises de faire concurrence dans un marché, elles peuvent commettre une infraction conformément à la législation relative à la concurrence.

Les gestes anticoncurrentiels peuvent inclure, entre autres, les exemples suivants :

  • la communication ou l’envoi de messages aux concurrents portant sur la tarification future ou d’autres activités concurrentielles;
  • l’échange de renseignements avec des concurrents pouvant aider ou mener à la fixation des prix.

La politique d’Economical est de se conformer entièrement à toutes les lois antitrust et sur la concurrence gouvernant les pratiques de concurrence dans le marché.

Respect des lois contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme

Le blanchiment d’argent consiste à transformer de « l’argent sale » en « argent propre » par l’entremise d’une série de transactions financières afin que l’origine criminelle des fonds devienne difficile à tracer. Le financement du terrorisme se concentre sur la destination et l’utilisation des fonds pouvant provenir de sources légitimes ou criminelles. Tous les employés d’Economical doivent protéger activement les produits et services d’Economical afin d’éviter qu’ils soient utilisés à des fins de blanchiment d’argent, de financement du terrorisme ou d’autre activité criminelle.

Le blanchiment d’argent peut inclure, entre autres, les exemples suivants :

  • les paiements suspects de prime;
  • des tendances irrégulières ou des anomalies lors des transactions.

La détection du blanchiment d’argent ou du financement d’activités terroristes exige l’identification et l’authentification adéquate des clients. Les employés doivent signaler toute activité suspecte à leur gestionnaire. S’ils ne le font pas, Economical risque de s’exposer à des sanctions juridiques, pécuniaires et de mettre en péril sa réputation.

Respect des obligations en matière de divulgation d’information et de transactions d’initiés

En vertu des lois sur les valeurs mobilières, Economical doit ou devra divulguer au public de façon périodique et en temps opportun des renseignements concernant ses activités et sa condition financière (tels que des rapports annuels ou trimestriels et renseignements sur l’assemblée générale annuelle). Economical fournit des renseignements supplémentaires au public par l’entremise de communiqués de presse trimestriels et peut fournir des renseignements supplémentaires au public à l’aide de téléconférences et d’autres communiqués de presse et déclarations. Les employés qui participent à la préparation ou à la diffusion de ces divulgations ou qui fournissent des renseignements pour la préparation de ces divulgations ont l’obligation juridique et déontologique de s’assurer que la divulgation est complète, juste, précise, opportune et compréhensible. De plus, tous les employés doivent se conformer à la Politique de divulgation.

Economical possède des contrôles de communication de l’information conçue afin de répondre à ces obligations en matière de divulgation. Si un employé découvre qu’une divulgation n’est pas complète, juste, précise ou opportune ou prend connaissance d’un renseignement qui, selon lui, devrait être divulgué, il doit le signaler immédiatement.

Dans le cadre du travail quotidien d’un employé, il pourrait avoir accès à des renseignements importants sur Economical (et les autres entreprises à l’occasion) qui n’ont pas encore été divulgués au public. Les renseignements sont considérés comme étant « importants » si une personne raisonnable peut déterminer qu’ils servent à prendre une décision d’investissement. À l’exception du cours normal des affaires, les employés ne devraient jamais utiliser ou divulguer à qui que ce soit (y compris, sans s’y limiter, les collègues, conjoints, membres de la famille et amis) des renseignements importants non rendus publics sur Economical ou tout autre entreprise pour tout objectif, incluant l’achat ou la vente de valeurs mobilières ou la recommandation ou l’encouragement d’achats ou de ventes de valeurs mobilières.

Les transactions d’initiés se produisent lorsqu’un individu connaissant des renseignements importants non publics sur une société ouverte utilise les renseignements pour acheter ou vendre des valeurs mobilières de cette entreprise. Les transactions d’initiés et les violations des lois interdisant les transactions d’initiés sont passibles de lourdes peines, tant pour Economical que l’individu y contrevenant, y compris un emprisonnement potentiel pour les personnes déclarées coupables de transactions d’initiés.

Chaque compagnie membre d’Economical, et tous les gens agissant au nom de l’entreprise doivent obéir aux lois et aux règlements régissant nos entreprises ainsi qu’aux politiques et directives établies par Economical. 

Conduite envers les organismes de réglementation, les vérificateurs et autres

La réputation d’Economical repose sur ses interactions quotidiennes avec les intervenants et le public. Les employés peuvent tous renforcer la valeur d’Economical en respectant les normes les plus élevées en matière de conduite professionnelle. Plus précisément, collaborer avec les organismes de réglementation, les organismes d’application de la loi, les vérificateurs externes et internes et autres enquêteurs sur des enquêtes licites effectuées par Economical ou à son nom. Economical et ses employés leur fournissent de l’information précise et concrète, et ne tentent pas de les induire en erreur ou de les influencer de façon inappropriée. Economical et ses employés ne falsifient aucun document afin de masquer la vraie nature d’une transaction dans les dossiers d’Economical ou pour faire obstacle à ou influencer une vérification, un examen réglementaire ou une enquête. De telles actions pourraient entraîner des mesures disciplinaires appropriées, jusqu’à et incluant le licenciement motivé ou une poursuite civile ou criminelle.

Soutien de la diversité

Economical tient à créer un milieu de travail juste et équitable. Le processus de recrutement et de sélection représente la première étape critique des relations de travail. Economical fonde ses décisions d’embauche sur les compétences de chaque candidat, sans égard à la race, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, les handicaps, l’âge, la situation familiale ou matrimoniale ou tout autre facteur non relié à l’exécution du travail.

Harcèlement et discrimination

La législation sur les droits de la personne affirme que chaque personne a droit à l’égalité, que ce soit au travail ou en postulant à un poste. Ceci signifie que tous les employés doivent être jugés selon leur propre mérite et traités avec respect. Une des préoccupations principales d’Economical est d’assurer la dignité, le respect et la sécurité personnelle de tous les employés. Economical est responsable d’offrir aux employés un milieu de travail exempt de tout harcèlement basé sur la race, la couleur, le lieu d’origine, l’origine ethnique, la religion, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, le sexe, l’âge, le dossier d’infractions pardonné, l’état matrimonial, la situation familiale, les caractéristiques génétiques ou les handicaps.

Les employés sont responsables de se conduire de manière convenable, c’est-à-dire d’avoir un comportement exempt de toute forme de harcèlement en tout temps. Les employés ont également la responsabilité de signaler tout comportement pouvant être considéré comme du harcèlement et appuyer toute remédiation appropriée.

Maintien de la sécurité de l’information

Chez Economical, les renseignements doivent être protégés tout au long de leur cycle de vie afin d’assurer le maintien de la confidentialité et de l’intégrité. La sécurité de l’information traite de la protection de l’information, par l’accès, l’utilisation, la divulgation, l’interruption, la modification ou la destruction non autorisés. L’information est utilisée au quotidien et peut être verbale, imprimée, télécopiée, stockée ou transmise électroniquement.

Tous les renseignements doivent être protégés. Cependant, le niveau de protection dépend de la valeur, de la confidentialité et des risques associés à ces renseignements.

Les menaces à la sécurité de l’information peuvent avoir une incidence sur tous les types de renseignements et peuvent provenir de l’intérieur de l’entreprise ou de l’extérieur. C’est pour cette raison que nous nous attendons à ce que les employés soient sensibilisés à la classification des renseignements (comme « public », « confidentiel » ou « diffusion restreinte »), ainsi qu’aux critères connexes à la gestion et à la protection de ces renseignements.

La politique de gestion de l’information s’applique à tous les employés d’Economical ayant accès aux renseignements d’Economical, ainsi qu’à tous les renseignements sous toutes les formes, y compris :

  • les documents papier;
  • les documents électroniques, l’entreposage d’enregistrement de données électroniques, les données dans les applications, les données en transit, enregistrements audio ou vidéo, les sauvegardes électroniques, l’archivage interne ou externe;
  • les communications électroniques, incluant les courriels, les messages textes et les publications sur les réseaux sociaux.

Les renseignements sont classés selon deux critères :

  1. selon leur sensibilité pour Economical comme étant à Diffusion restreinte, Confidentiels ou Publics;
  2. selon les exigences de conservation comme un Enregistrement permanent, un Enregistrement d’entreprise ou des Renseignements transitoires.

Le besoin de protection augmente avec la confidentialité de l’information. Les renseignements de nature très délicate ne sont pas seulement confidentiels : l’accès à ces renseignements doit être limité aux personnes et groupes dans le secret par nécessité. Les renseignements de cette nature ne doivent pas être divulgués à l’interne ou à l’externe sans la permission de l’auteur de l’information. Les copies électroniques ne doivent être enregistrées que sur les appareils de l’entreprise. Elles ne doivent pas être enregistrées sur les appareils personnels (p. ex., l’ordinateur personnel, une tablette ou les appareils mobiles), les ordinateurs publics (p. ex., le centre d’affaires d’un hôtel ou un kiosque Internet) ou les services infonuagiques non approuvés (p. ex., Dropbox, Google Drive et iCloud).

Economical et ses employés sont responsables de protéger les renseignements en ne téléchargeant ou en n’utilisant jamais des logiciels et des services non approuvés, et en n’utilisant que des supports amovibles chiffrés. De plus, ils doivent empêcher le vol ou la perte des appareils mobiles (comme les ordinateurs portables, les tablettes et les téléphones).

Propriété intellectuelle

La propriété intellectuelle d’Economical comporte les droits d’auteur, les inventions, les programmes informatiques, les processus, les sites Web, les, applications, les secrets professionnels et les marques déposées. Toute propriété intellectuelle découlant des tâches d’un employé d’Economical ou créée au cours de celles-ci (pendant ou après les heures d’ouverture normales et à l’emplacement habituel ou autre) appartient exclusivement à Economical et restera la propriété d’Economical après que l’employé quitte l’entreprise.

La propriété intellectuelle d’Economical constitue un actif d’Economical et ne peut être utilisée que comme permise par le Code et les politiques et directives d’Economical. Elle ne peut être utilisée sans permission par autrui. De même, nous respectons la propriété intellectuelle des autres et nous nous conformons aux lois relatives à la propriété intellectuelle, y compris la législation sur le droit d’auteur concernant les logiciels. Les employés ne peuvent pas utiliser la propriété intellectuelle des autres sans leur permission.

Protection des documents et des rapports

Il est important de créer, de gérer et de modifier les documents d’entreprise en fonction des politiques d’Economical. Les employés sont responsables de l’intégrité de tous les documents financiers qu’ils aident à créer ou à gérer. Afin de préserver notre réputation en tant qu’entreprise qui se distingue par ses échanges honnêtes et ouverts, il ne faut jamais inclure de renseignements fautifs ou trompeurs dans les documents d’entreprise.

Les documents financiers peuvent inclure : des renseignements de vérification, des comptes de dépenses, les feuilles d’heures supplémentaires, les plans ou documents de marketing, les rapports de réclamations, les primes ou polices d’assurance et tout autre document d’affaires ou financier qu’ils aident à créer ou maintenir.

Tous les actifs, les dettes et les activités d’Economical doivent être comptabilisés de manière précise et dans les moindres délais. Les employés ne peuvent pas bloquer les provisions et doivent déclarer adéquatement toutes les dépenses. Des communications complètes, précises et rapides avec le conseil d’administration, les dirigeants, les vérificateurs internes et externes, ainsi que toute question relative au conseil constituent des éléments essentiels.

Il faut jeter les documents confidentiels adéquatement dans les bacs à déchiquetage verrouillés sur les lieux (et non dans la corbeille ou dans les bacs à recyclage). Les renseignements personnels et confidentiels doivent être traités adéquatement. Les employés ne doivent pas transmettre d’information à qui que ce soit, sauf s’ils savent qu’ils sont des partenaires d’affaires contractuels qui doivent avoir accès à cette information.

Respect des renseignements confidentiels

Dans le cadre de leurs tâches au sein d’Economical, les employés seront appelés à prendre connaissance de renseignements confidentiels au sujet d’Economical, des employés, des fournisseurs, des courtiers ou des titulaires de police. Les renseignements confidentiels peuvent comprendre, sans en exclure d’autres, les secrets commerciaux, les renseignements stratégiques, la documentation sur les produits, les nouveaux produits créés, les listes de clients, les documents financiers, les procédures opérationnelles, les plans d’entreprise, les plans et stratégies de marketing, les stratégies de tarification, ainsi que les renseignements personnels relatifs aux employés (y compris le salaire), aux titulaires de police et aux courtiers d’Economical. Les employés doivent protéger la sécurité de ces renseignements.

Les employés ne peuvent, en aucun cas, divulguer à qui que ce soit des renseignements confidentiels au sujet d’Economical, de ses employés, titulaires de police, agents ou courtiers, sauf dans les cas où leur emploi au sein d’Economical l’exige. Il est strictement interdit aux employés qui ne sont plus au service d’Economical de garder, d’utiliser ou de divulguer tout renseignement confidentiel, sauf dans le cas d’une dénonciation de bonne foi par l’entremise du programme d’éthique ou aux forces de l’ordre ou aux organismes de réglementation d’une infraction perçue du règlement applicable. Tous les dossiers sont la propriété exclusive d’Economical et doivent rester dans l’enceinte de l’entreprise.

Voici les exceptions :

  • dans le cours normal de leurs tâches professionnelles, les employés auront peut-être des documents d’entreprise en leur possession. Ils sont responsables de conserver et d’assurer la sécurité et la confidentialité de ces documents;
  • les dossiers rangés dans un entreposage à l’extérieur protégé aux fins d’archivage ou de sécurité.

Les directives concernant la gestion de l’information se trouvent avec la politique en matière de sécurité de l’information.

Mots de passe et accès

Les mots de passe et autre information d’accès sont confidentiels. Le code d’utilisateur et le mot de passe des employés sont conçus afin de n’identifier qu’eux-mêmes et de leur donner le niveau d’accès approprié aux ressources informatiques, aux applications et aux renseignements de la compagnie. Les employés ne peuvent en aucun cas divulguer leurs mots de passe à quiconque ou les laisser dans un endroit non sécurisé.

Protection des renseignements personnels

En tant qu’assureur, Economical est appelée à recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels. Nous entendons par renseignements personnels toute information servant à identifier un individu, mais qui exclut le nom et le titre de l’individu, l’adresse de l’entreprise ou le numéro de téléphone au travail d’un employé. Les renseignements personnels proviennent habituellement de l’individu ou de son représentant (p. ex., courtier d’assurance).

Economical et toute personne agissant en son nom ne doivent pas recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels si ce n’est conformément à la Déclaration concernant la protection des renseignements personnels d’Economical (disponible sur notre site Web interne et au economical.com). En cas de perte possible, ou de l’accès non autorisé à, ou de la divulgation non autorisée de renseignements personnels en la garde ou le contrôle d’Economical en raison de la violation ou de l’absence de mesures de sécurité, les employés doivent respecter le Protocole sur les incidents liés à la confidentialité (accessible à tous les employés sur le site Web interne d’Economical). 

La Déclaration concernant la protection des renseignements personnels stipule notamment qu’Economical, ainsi que toute personne agissant en son nom, peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels uniquement si l’individu auquel se rapportent ces renseignements. Cela signifie que la personne :

  • a été informée des fins précises pour lesquelles les renseignements doivent être recueillis, utilisés et divulgués; et
  • a accordé son consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels aux fins précises qui lui ont été présentées avant ou au moment de la collecte des renseignements.

Il est interdit à Economical, ainsi qu’à toute personne agissant en son nom de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles chaque individu a accordé son consentement.

Utilisation du courrier électronique, d’internet, du téléphone et des ressources informatiques

L’utilisation des ressources d’Economical est régie par la Politique d’utilisation acceptable. Les employés ne doivent pas s’attendre à la confidentialité lorsqu’ils font une utilisation personnelle des ressources d’Economical. La direction a un droit d’accès à toute information enregistrée ou transmise par l’entremise des systèmes ou des appareils fournis par l’entreprise (incluant les ordinateurs portatifs, les ordinateurs, les tablettes et les appareils mobiles).

S’il y a lieu de croire qu’il y a eu infraction aux politiques ou règles de sécurité, le courriel, l’usage Internet, les messages textes ou la messagerie instantanée peuvent être surveillés ou consultés. Les infractions possibles peuvent inclure des cas de bris de sécurité, d’activités illicites, de mauvais usage des ressources de l’entreprise, de discrimination et de harcèlement.

Utilisation des courriels, de la messagerie instantanée et de la messagerie par texte

L’utilisation limitée et occasionnelle du courriel, de messagerie instantanée ou de messagerie par texte à des fins personnelles non liées aux affaires est compréhensible et acceptable. Toutefois, l’employé doit faire preuve d’un sens des responsabilités et ne doit pas abuser de ce privilège. L’adresse courriel d’Economical ne devrait jamais être utilisée pour s’inscrire à des services personnels externes.

Les messages personnels non acceptables comprennent :

  • les lettres faisant la promotion d’affaires personnelles;
  • l’envoi de documents inappropriés (p. ex., offensants ou diffamatoires) qui peuvent projeter une mauvaise image de l’organisation ou de l’employé lui-même;
  • les courriels ou messages de nature sexuelle.

Utilisation d’Internet

Les employés ne peuvent pas télécharger ou installer tout logiciel non approuvé à partir d’Internet. Ils ne peuvent également pas connecter d’appareils personnels au réseau d’entreprise.

La politique d’utilisation d’Internet interdit l’accès à certaines catégories de sites, dont les suivants :

  • divertissements pour adultes ayant un contenu sexuel explicite;
  • annonces personnelles et services de rencontre;
  • piratage, contre-mesures et techniques de contournement;
  • jeux d’argent, téléchargement de contenu audio/vidéo ou diffusion de médias pour des raisons personnelles;
  • contenus racistes, religieux, militaristes, extrémistes et violents.

Utilisation du téléphone

Le téléphone d’entreprise représente un outil important dans l’exploitation des activités. Au besoin, les employés peuvent régler des affaires personnelles sur un téléphone d’entreprise pendant leur pause-dîner ou leurs autres pauses. Il faut limiter le plus possible le nombre d’appels personnels et les garder brefs, sauf en cas d’urgence. Les appels personnels doivent se limiter aux appels locaux, à moins de les imputer au numéro de téléphone personnel de l’employé.

Pour utiliser un téléphone cellulaire pendant un déplacement, l’employer doit utiliser un dispositif mains libres. Si l’employé n’a pas de dispositif mains libres, il doit quitter la route et immobiliser le véhicule.

Les employés doivent être toujours conscients des gens qui les entourent lorsqu’ils font affaire au téléphone afin d’éviter de divulguer des renseignements de l’entreprise au public.

Utilisation des actifs, des ressources et de l’information

L’utilisation des actifs, ressources et renseignements devrait être faite conformément à la Politique d’utilisation acceptable.

Les logiciels ne doivent pas être téléchargés et installés sans approbation. Cette directive s’applique également aux logiciels gratuits ou libres. Les employés doivent se souvenir de toujours verrouiller leur poste de travail et leurs appareils mobiles et de sécuriser tous les supports amovibles. Seuls les supports amovibles chiffrés autorisés peuvent être utilisés pour les renseignements d’entreprise.

Les employés ne doivent utiliser que des emplacements autorisés par Economical pour sauvegarder l’information et le faire toujours conformément aux contrôles appropriés à la nature délicate de ces renseignements.

Utilisation des médias sociaux

Economical s’attend à ce que toute personne qui participe à ces formes de médias sociaux le fasse en conformité avec les lignes directrices et politiques d’entreprise d’Economical. Le partage de votre opinion sur des blogues et autres médias sociaux est acceptable pourvu qu’il respecte nos directives en matière de médias sociaux et qu’il soit fait dans le respect, le professionnalisme et de bon ton.

Conduite avec les intervenants clés

Aux yeux des clients, les employés représentent Economical; par conséquent, ils s’attendent à ce que les employés démontrent les normes professionnelles les plus élevées. 

Adoption de comportements respectueux

En se comportant de manière respectueuse, les employés influencent les autres à atteindre les objectifs d’entreprise par la création de liens, la facilitation et les aptitudes de négociation. Les employés d’Economical doivent rester calmes lorsqu’ils sont confrontés à des situations difficiles. Ils reflètent les inquiétudes des autres, ils sont faciles d’approche et ils créent des relations de travail productives. Les employés font preuve de respect et de tolérance et équilibrent les besoins des gens qui ont des opinions, des perspectives et des antécédents différents. Les employés cherchent à apprendre des expériences, des idées et des perspectives des autres.

Communication avec les médias et le public

L’équipe chargée des relations publiques et médiatiques d’Economical s’occupe de nos relations avec les médias et le public afin de projeter une image professionnelle et de protéger notre réputation. Si quelqu’un des médias demande à un employé de parler de n’importe quel aspect des activités d’Economical ou de l’industrie en général, il doit s’abstenir de tout commentaire. Il doit plutôt lui indiquer de communiquer avec notre équipe chargée des relations avec le public et les médias qui est responsable de communiquer la position d’Economical aux médias.

Seuls les porte-parole autorisés peuvent exprimer la position d’Economical sur des questions d’ordre local et national touchant les activités ou les résultats financiers d’Economical. Aucune autre personne n’est autorisée à parler au nom d’Economical. Les porte-parole autorisés sont le président et chef de la direction et toute autre personne autorisée par écrit par ce dernier.

Les employés doivent éviter d’émettre des déclarations personnelles en public pouvant être interprétées comme une position « officielle » d’Economical.

Maintien d’une entreprise saine

Economical est une entreprise socialement responsable résolue à créer et à soutenir un milieu de travail sécuritaire et sain. Elle appuie les principes relatifs à l’organisation du travail prévenant les maladies ou blessures professionnelles, et promeut le bien-être des employés en offrant des ressources en matière de santé et de mode de vie.

Alcool et drogues

Les drogues illégales sont interdites en milieu de travail, y compris aux événements d’entreprise à l’extérieur des lieux. L’alcool est défendu sur les propriétés de la compagnie autres que dans les cas d’événements sociaux prévus et contrôlés pour lesquels les permis appropriés ont été obtenus (p. ex., une journée portes ouvertes de reconnaissance des courtiers).

La possession et l’utilisation de cannabis à des fins récréatives sont interdites en milieu de travail, y compris les événements d’entreprise à l’extérieur des lieux. La possession et l’utilisation de cannabis à des fins médicales sont autorisées sur les lieux de l’entreprise, selon les limitations établies par la Politique en matière de tabagisme et la Politique en matière de cannabis médical d’Economical.

Les employés ne doivent pas se présenter au travail ni être au travail s’ils ont les facultés affaiblies par l’alcool ou la drogue (légale ou illégale). Si les employés ne se conforment pas aux politiques relatives à l’usage d’alcool et de drogues, ils sont passibles de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement (sujet à l’obligation d’accommodement dans le cas d’un handicap lié à une dépendance).

Conclusion

Le Code ne peut pas couvrir tous les aspects de la conduite éthique. Le bon sens et le bon jugement doivent être utilisés afin de déterminer ce qui constitue les comportements acceptables.

Chacun des employés doit, tous les ans, passer en revue le Code. Les employés doivent également effectuer l’évaluation en ligne sur le Code de conduite d’Economical en obtenant une note de 100 %.