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Code de conduite

INTRODUCTION

Le Code de conduite d’Economical décrit la conduite en affaires, inspirée par notre conviction que la confiance et l’intégrité sont la base de notre entreprise.

Economical s’engage à se conformer aux normes juridiques et éthiques les plus élevées en matière de conduite professionnelle. Economical doit être reconnue comme une compagnie qui fait équitablement des affaires avec ses courtiers, assurés, employés et membres du public. Le Code et les ressources mentionnées dans le présent document vous fourniront des directives sur les attentes en matière de conduite acceptable au sein d’Economical.

APERÇU

APPLICATION ET ÉTENDUE

Le Code s’applique à tous les employés, administrateurs et dirigeants d’Economical (ce qui inclut également nos filiales contrôlées et en propriété exclusive). Les normes d’intégrité du Code s’appliquent également aux entrepreneurs, sous-traitants, et fournisseurs faisant affaire avec ou pour Economical.

Il est impossible pour le Code de couvrir toutes les activités. Economical compte sur notre jugement afin de maintenir des normes élevées. Nous devons respecter l’esprit et la lettre du Code en tout temps.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Le comité de gouvernance du conseil d’administration d’Economical, Compagnie Mutuelle d’Assurance est propriétaire du Code et responsable de le réviser au moins tous les deux ans. Le comité de gouvernance et l’équipe de direction sont responsables de s’assurer de l’efficacité de la mise en application du Code. Le comité de vérification du conseil d’administration d’Economical, Compagnie Mutuelle d’Assurance est propriétaire de la politique de dénonciation et est responsable de la réviser au moins tous les deux ans.

Les administrateurs, dirigeants, employés, sous-traitants et fournisseurs d’Economical sont responsables de communiquer tout incident pouvant faire l’objet d’une dénonciation à l’aide du programme de dénonciation dès qu’ils prennent connaissance de telles situations.

DIVULGATION DES CONFLITS

Le formulaire de divulgation du Code de conduite des employés doit être signé chaque année. Advenant un conflit, votre gestionnaire vous guidera concernant la situation. Vous devez également divulguer tout conflit connu ou potentiel avec le Code pouvant survenir au cours de l’année.

Les entrepreneurs, les sous-entrepreneurs et fournisseurs d’Economical sont tenus de respecter les conditions applicables du Code dans la mesure indiquée dans leur contrat et lettre d’entente. Ils ne sont pas tenus de remplir les formulaires de divulgation.

PROGRAMME D’ÉTHIQUE

OBJECTIF

L’objectif du programme d’éthique d’Economical est d’établir des procédures pour la réception, la rétention et le traitement des plaintes relatives à des actes répréhensibles, à la comptabilité, aux contrôles internes, aux vérifications, à la violation des dispositions relatives à l’intégrité du Code, à la sécurité du milieu de travail, à des problèmes environnementaux et aux questions liées aux ressources humaines et à la divulgation confidentielle des préoccupations relatives à de tels incidents par les employés.

VIOLATION DU CODE

Les violations du code seront traitées promptement après qu’une enquête soit entamée. Si, à la suite de l’enquête, l’existence d’une violation au Code est établie, une décision sera prise quant à l’imposition de mesures disciplinaires appropriées. Ces mesures peuvent comprendre une lettre d’avertissement ou de réprimande, une rétrogradation, une perte d’augmentation de salaire ou de prime, une suspension sans solde, un licenciement motivé ou une poursuite civile ou criminelle. Dans le cas des entrepreneurs, des sous-entrepreneurs et des fournisseurs faisant affaire avec Economical ou à son nom, les violations seront traitées par le biais de lettres d’avertissement, de cessation de relations d’affaires ou tout autre moyen, selon les circonstances.

QU’EST-CE QU’UN INCIDENT POUVANT FAIRE L’OBJET D’UNE DÉNONCIATION?

Un incident pouvant faire l’objet d’une dénonciation est défini comme une préoccupation de bonne foi relative à des actes répréhensibles, à la comptabilité, aux contrôles internes, aux vérifications, à la violation des dispositions relatives à l’intégrité du Code, à la sécurité du milieu de travail à des problèmes environnementaux, ainsi qu’à des questions liées aux ressources humaines d’Economical. Pour des conseils sur les attentes d’entreprise concernant la conduite acceptable des employés, veuillez consulter les politiques et procédures d’Economical ainsi que les Ressources humaines.

Les incidents pouvant faire l’objet d’une dénonciation incluent les violations des dispositions relatives à l’intégrité du Code et des politiques d’entreprise d’Economical ainsi que les éléments suivants :

  • Les actes répréhensibles, qui incluent notamment :​
    • la fraude financière;
    • le détournement de l’actif de la compagnie par un individu ou un groupe d’individus;
    • l’acceptation de pots-de-vin ou d’avantages conférés;
    • la violation des lois et règlements;
    • la conduite consciente des affaires en violation directe avec les exigences juridiques et réglementaires par lesquelles la compagnie est liée;
    • les violations relatives à la santé et à la sécurité du travail;
    • l’atteinte à la santé ou la sécurité publique;
    • le harcèlement sexuel et la discrimination;
    • la falsification de dossiers, de contrats ou de rapports;
    • le retrait, l’entreposage et l’utilisation inappropriés de renseignements de clients ou de tiers recueillis par Economical;
    • le comportement ou la pratique non conforme à la déontologie;
    • la violation du devoir fiduciaire.
  • Les questions de comptabilité et de vérification douteuses, qui incluent notamment :​
    • l’enregistrement contraire à l’éthique ou inapproprié de transactions financières contraires aux principes comptables d’Economical;
    • la divulgation contraire à l’éthique, incomplète ou inappropriée des renseignements financiers;
    • la fausse déclaration de renseignements non financiers en appui aux états financiers;
    • la fraude ou l’erreur délibérée dans la préparation, l’évaluation, la revue ou la vérification des états financiers, des dossiers ou des rapports d’Economical;
    • l’infraction intentionnelle des contrôles internes d’Economical relatifs aux rapports financiers ou des contrôles et procédures de communication de l’information.

DÉNONCIATION D’INCIDENTS

Economical a établi un partenariat avec Clearview Strategic Partners Inc., une société d’experts-conseils en communications qui se spécialise dans l’hébergement de systèmes de dénonciation confidentiels. Clearview a des antécédents reconnus d’intégrité, de discrétion et de respect.

Lorsque vous soumettez votre rapport à l’aide du système Web ou du service d’assistance téléphonique (1 877 432-3584) de Clearview, vous obtiendrez des instructions étape par étape qui faciliteront la transmission de rapports. Clearview est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et traitera votre rapport avec respect et en toute confidentialité. Pour vérifier l’état d’un rapport, veuillez le soumettre à l’aide du système Web ou en parlant à un agent du service d’assistance Clearview. Ces deux façons vous fourniront un code d’utilisateur et un mot de passe sécurisés que vous pourrez utiliser pour vérifier l’état de votre rapport.

D’une façon générale, les employés doivent transmettre leurs préoccupations ou leurs plaintes à l’aide des méthodes de divulgation en place, en commençant par un gestionnaire ou un directeur de service. Le programme d’éthique doit uniquement être utilisé lorsqu’aucune méthode de divulgation n’existe, lorsque les méthodes en place ne sont pas adéquates ou lorsque les employés ne se sentent pas à l’aise de les utiliser. Si l’incident signalé a été entendu plutôt que constaté en personne, veuillez l’indiquer dans le rapport.

Les rapports concernant les actes répréhensibles commis par toute personne ou toute autre violation du Code par un membre de la direction ou du conseil d’administration seront automatiquement acheminés au président du conseil d’administration. Les rapports concernant les pratiques de comptabilité et de vérification douteuses seront automatiquement acheminés au président du comité de vérification du conseil d’administration. Les rapports concernant tout autre comportement inacceptable ou violation des politiques d’entreprise seront automatiquement acheminés au vice-président principal et chef des ressources humaines.

Lors d’une enquête, Economical déploiera ses meilleurs efforts raisonnables pour protéger la confidentialité et l’anonymat des plaignants, selon le besoin d’effectuer une enquête approfondie. Étant donné qu’il peut s’avérer nécessaire d’identifier le plaignant ou qu’il peut être possible pour des tiers de déduire l’identité du plaignant, l’anonymat ne peut être garanti lors d’une enquête.

Le programme d’éthique vise à encourager et à permettre aux employés, aux administrateurs et aux dirigeants de soulever des préoccupations sérieuses au sein d’Economical plutôt que de chercher une résolution à l’extérieur d’Economical. Par conséquent, la politique d’Economical ne tolère aucune forme de représailles ou de harcèlement à l’endroit des individus ayant soumis des plaintes de bonne foi par l’entremise du programme d’éthique. Les dénonciateurs ne seront pas congédiés, rétrogradés, suspendus, menacés, harcelés ou maltraités pour avoir signalé un incident pouvant faire l’objet d’une dénonciation de bonne foi. Il en va de même pour toute personne participant à l’enquête d’un rapport.

Un rapport « de bonne foi » signifie que les intentions de l’auteur du rapport sont honnêtes et qu’il y a une bonne raison de formuler le rapport. Peu importe si les circonstances particulières signalées ont effectivement donné lieu à une mauvaise conduite. Le fait de formuler des accusations fausses ou malhonnêtes en toute connaissance de cause constitue une violation du Code et est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

COMPORTEMENT ÉTHIQUE

Economical s’engage à se conformer aux normes juridiques et éthiques les plus élevées en matière de conduite professionnelle. Economical doit être reconnue comme une compagnie qui fait équitablement des affaires avec ses courtiers, assurés, employés et membres du public

Nous lions constamment les mots aux actions : nos actes sont le reflet de nos paroles et nous donnons l’exemple. Nous faisons preuve de discrétion lorsque nous utilisons de l’information et respectons la confidentialité.

Nous nous efforçons toujours de traiter les assurés et demandeurs de façon juste et équitable.

PRÉVENTION DE LA FRAUDE

La fraude est un acte ou une omission malhonnête ayant pour but de priver ou de tromper les autres à des fins de gain personnel ou collectif. La fraude désigne un acte intentionnel de tromperie, de manipulation ou de supercherie commis dans le but exprès de tirer un avantage injuste ou malhonnête ainsi que les procédés ou pièges malhonnêtes. Par exemple, la fraude peut inclure le détournement des fonds d’un client, la soumission de réclamations frauduleuses et le vol d’identité.

Nos parties prenantes s’attendent à ce que nous nous conduisions de façon honnête et équitable. Aucun d’entre nous ne doit prendre part à des comportements malhonnêtes ou frauduleux pouvant toucher Economical, ses clients, partenaires et collègues.

REJET DE LA CORRUPTION ET DES POTS-DE-VIN

Aucun fond ou actif d’Economical ne doit être versé, prêté ou autrement déboursé en tant que pots-de-vin, commissions occultes ou toute autre rétribution dans le dessein d’influencer ou de compromettre la conduite du bénéficiaire. Nous ne pouvons accepter de fonds ou d’actifs pour influencer le destinataire à effectuer des activités avec Economical.

Le Canada possède une législation anticorruption particulière qui interdit aux entreprises de donner ou d’offrir des choses de valeur à un représentant du gouvernement dans le but d’influencer une décision de l’aider à effectuer des activités. Autre que pour les frais prévus par la loi et les paiements semblables, vous devez obtenir l’approbation préalable de votre gestionnaire avant d’offrir tout cadeau d’affaires à un représentant du gouvernement.

ABSENCE DE CONFLITS D’INTÉRÊTS

En tant qu’employés d’Economical, nous ne pouvons pas utiliser notre rôle au sein d’Economical afin d’obtenir, soit directement ou indirectement, un gain personnel ou celui de toute autre personne. De plus, il est interdit d’utiliser, afin d’en tirer un avantage personnel, des renseignements confidentiels qui ont été acquis par l’entremise de l’entreprise.

Les conflits d’intérêts peuvent inclure, entre autres, les exemples suivants :

  • l’utilisation des programmes d’entreprise à des fins autres que celles qui sont prévues (par exemple, soumettre une facture à votre compte de bien-être personnel pour une personne qui n’est pas couverte par votre programme d’avantages sociaux);
  • l’utilisation du courriel de l’entreprise afin d’effectuer des affaires personnelles telle la vente des biens sur eBay;
  • le transfert du matériel élaboré à Economical à des tiers.

Nous devons éviter les situations dans lesquelles nos intérêts personnels sont en conflit, peuvent être en conflit ou peuvent sembler en conflit avec nos tâches au sein d’Economical ou peuvent interférer avec la capacité qu’ont les autres employés à effectuer leurs tâches. Le tout inclut entre autres :

  • nos actions qui privent Economical du temps ou de l’attention requis afin que nous puissions effectuer notre travail adéquatement;
  • inciter d’autres employés à effectuer des actions qui pourraient influencer notre capacité d’agir dans le meilleur intérêt d’Economical;
  • toute relation d’affaire, financière ou autre avec des fournisseurs, clients, concurrents, ou avec Economical en-soi qui risque de compromettre ou semble compromettre l’indépendance d’Economical;
  • les situations où il semble y avoir un conflit d’intérêts, même s’il n’y a pas réellement de conflit. L’apparence d’un tel conflit est nuisible, car le tout peut ébranler la confiance chez les employés et nous coûter le respect de nos clients.

Tous les gestionnaires doivent veiller à ce que tout geste ou décision prise sous leur supervision n’occasionne pas de situation ou de conflit d’intérêts. Ceux qui approuvent des dépenses, traitent des réclamations, des actifs ou qui ont accès à des renseignements doivent s’assurer que nos décisions et nos actions n’occasionnent pas de conflit d’intérêts.

Economical ne tolère pas la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts ou les comportements contraires à l’éthique. Vous pouvez contribuer à garantir que nous continuerons à travailler éthiquement en signalant les incidents suspects, commis soit par un collègue ou un tiers, à votre gestionnaire, aux Ressources humaines ou à l’aide du programme d’éthique.

GESTION DE LA RÉCUPÉRATION

À la suite du règlement d’une réclamation, Economical peut conserver certains articles récupérés. Il est interdit à toute personne d’utiliser ou de disposer d’un article récupéré sauf dans les cas mentionnés ci-dessous.

Une fois que les articles récupérés ont été comptabilisés de façon judicieuse, Economical peut lancer une invitation appelant les employés à soumettre des offres secrètes. Un membre de la direction ou un employé désigné procédera au dépouillement des offres à une date et un lieu précis. Economical peut alors vendre les articles récupérés aux plus offrants selon les conditions stipulées.

Il est strictement interdit aux employés d’obtenir un profit personnel découlant du processus de récupération, par exemple, en influençant l’offre ou en recevant un profit financier découlant de ce processus.

DÉCLARATION DES CADEAUX ET FAVEURS

En tant qu’employés d’Economical, nous ne pouvons pas accepter des cadeaux, des services coûteux, des occasions ou des privilèges, pour notre intérêt ou plaisir personnel, provenant de qui que ce soit faisant ou parlant affaires avec Economical. La même règle s’applique aux membres immédiats des familles des employés.

Cette interdiction ne s’applique pas aux pratiques commerciales courantes telles que les repas d’affaires, les activités de divertissement, les réceptions d’affaires, les souvenirs ou les cadeaux peu dispendieux. Toutefois, nous devons aviser notre gestionnaire immédiat de notre intention de participer à de tels événements ou d’accepter un cadeau. Les dirigeants doivent se rapporter à la présidente et chef de la direction. Economical nous interdit formellement d’accepter tout ce qui pourrait être interprété comme un pot-de-vin destiné à influencer les relations d’affaires, ou encore comme un gain ou une récompense secrète.

Dans les cas où Economical choisit de parrainer un événement de l’industrie, les membres de la direction assumeront la responsabilité de sélectionner le personnel qui participera à l’événement ainsi que la nature du parrainage de l’événement.

UTILISATION DES ACTIFS ET DES FONDS DE L’ENTREPRISE

Les actifs d’Economical incluent l’argent et les autres actifs financiers ainsi que d’autres éléments tels que le nom d’Economical et tous les noms de compagnie, les renseignements, les données continues ou envoyées à partir des ordinateurs d’Economical, le matériel, les téléphones, les ressources informatiques, les véhicules de fonction et les cartes de crédit de l’entreprise.

Nous devons respecter les politiques d’Economical en matière de dépenses et protéger tous les actifs d’Economical contre la perte, le vol, la négligence, l’utilisation abusive ou le gaspillage.

Les actifs d’Economical doivent uniquement être utilisés à des fins d’affaires d’Economical. Ils ne doivent pas être utilisés à des fins personnelles ou afin de soutenir des affaires ou des activités non liées à Economical.

RESPECT DES LOIS, RÈGLEMENTS ET POLITIQUES

Chaque compagnie membre d’Economical, et tous les individus agissant en notre nom doivent obéir aux lois et aux règlements régissant nos entreprises ainsi qu’aux politiques et directives établies par Economical. L’industrie de l’assurance fait l’objet de lois et règlements complexes et en évolution. De telles lois peuvent varier en fonction des provinces avec lesquelles nous faisons affaire. Afin d’éviter les infractions involontaires, nous devons demander des clarifications sur l’application ou la signification de toute exigence légale à nos gestionnaires.

Le tout inclut également les politiques en matière de sécurité de l’information d’Economical et les principes directeurs en matière de conduite tels que décrits davantage dans le Code. Cette disposition inclut la conformité avec toutes les lois sur le droit d’auteur des logiciels et les procédures d’entreprise liées à l’utilisation de logiciels et d’équipement informatiques. Les sections suivantes portent plus en détail sur ces exigences en matière de conformité.

RESPECT DES LOIS ANTITRUST ET SUR LA CONCURRENCE

En tant qu’employés d’Economical, nous devons éviter tous les gestes qui peuvent être raisonnablement considérés comme étant anticoncurrentiels, monopolistiques ou contraires aux lois gouvernant les pratiques concurrentielles du marché. Le gouvernement fédéral a imposé des lois antitrust et sur la concurrence qui ont été conçues afin de s’assurer que les marchés pour les biens et services opèrent de manière concurrentielle et efficace. L’objectif de ces lois consiste à s’assurer que les clients profitent des avantages de la concurrence entre nos fournisseurs et à ce que les vendeurs bénéficient de même de la concurrence entre nos acheteurs. Toute violation de ces lois peut entraîner une responsabilité civile ou criminelle importante pour Economical et pour chacun d’entre nous.

La plupart des régimes juridiques en matière de concurrence interdisent les ententes ou la communication entre les concurrents concernant les paramètres de concurrence (par exemple, prix, produit ou service).

Par exemple, lorsque les entreprises concurrentes (actuelles ou potentielles) s’entendent (même si seulement de façon tacite) sur les prix qu’elles factureront à nos clients ou empêchent d’autres entreprises de faire concurrence dans un marché, elles peuvent commettre une infraction conformément à la législation relative à la concurrence.

Les gestes anti-concurrentiels peuvent inclure, entre autres, les exemples suivants :

  • la communication ou l’envoi de messages aux concurrents portant sur la tarification future ou d’autres activités concurrentielles;
  • l’échange de renseignements avec des concurrents pouvant aider ou mener à la fixation des prix.

La politique d’Economical est de se conformer entièrement à toutes les lois antitrust et sur la concurrence gouvernant les pratiques de concurrence dans le marché.

RESPECT DES LOIS CONTRE LE BLANCHIMENT D’ARGENT ET LE FINANCEMENT DU TERRORISME

Le blanchiment d’argent consiste à transformer de « l’argent sale » en « argent propre » par l’entremise d’une série de transactions financières afin que l’origine criminelle des fonds devienne difficile à tracer. Le financement du terrorisme se concentre sur la destination et l’utilisation des fonds pouvant provenir de sources légitimes ou criminelles. Nous devons activement protéger les produits et services d’Economical afin d’éviter qu’ils soient utilisés à des fins de blanchiment d’argent, de financement du terrorisme ou d’autre activité criminelle.

Le blanchiment d’argent peut inclure, entre autres, les exemples suivants :

  • les paiements suspects de primes;
  • des tendances irrégulières ou des anomalies lors des transactions.

La détection du blanchiment d’argent ou du financement d’activités terroristes exige que l’on identifie adéquatement nos clients. Vous devez signaler toute activité suspecte à votre gestionnaire. Si vous ne le faites pas, Economical risque de s’exposer à des sanctions juridiques, pécuniaires et de mettre en péril sa réputation.

RESPECT DES OBLIGATIONS EN MATIÈRE DE DIVULGATION D’INFORMATION

En vertu des lois sur les valeurs mobilières, Economical doit ou devra divulguer au public de façon périodique et en temps opportun des renseignements concernant ses activités et sa condition financière (tels que des rapports annuels ou trimestriels et renseignements sur notre assemblée générale annuelle). Economical fournit des renseignements supplémentaires au public par l’entremise de communiqués de presse trimestriels et peut fournir des renseignements supplémentaires au public à l’aide de téléconférences et d’autres communiqués de presse et déclarations, si des événements le justifient. Tous ceux qui participent à la préparation ou à la diffusion de ces divulgations ou qui fournissent des renseignements qui pourraient être utilisés lors de la préparation de ces divulgations ont l’obligation juridique et déontologique de s’assurer que la divulgation est complète, juste, précise, opportune et compréhensible. De plus, nous devons tous nous conformer à la Politique de divulgation publique.

CONDUITE ENVERS LES ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION, LES VÉRIFICATEURS ET AUTRES

Notre réputation repose sur nos interactions quotidiennes avec nos intervenants et le public. Nous pouvons tous renforcer la valeur d’Economical en respectant les normes les plus élevées en matière de conduite professionnelle. Plus particulièrement, nous collaborons avec les organismes de réglementation, les organismes d’application de la loi, les vérificateurs externes et internes et autres enquêteurs sur des enquêtes licites effectuées par Economical ou à son nom. Nous leur fournissons de l’information précise et concrète, et ne tentons pas de les induire en erreur ou de les influencer de façon inappropriée. Nous ne falsifions aucun document afin de masquer la vraie nature d’une transaction dans les dossiers d’Economical ou pour faire obstacle à ou influencer une vérification, un examen réglementaire ou une enquête.

SOUTIEN DE LA DIVERSITÉ

Economical tient à créer un milieu de travail juste et équitable. Le processus de recrutement et de sélection représente la première étape critique des relations de travail. Economical fonde ses décisions d’embauche sur les compétences de chaque candidat, sans égard à la race, la couleur, l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle, les handicaps, l’âge, la situation familiale ou tout autre facteur non relié à l’exécution du travail.

HARCÈLEMENT ET DISCRIMINATION

La législation sur les droits de la personne affirme que chaque personne a droit à l’égalité, que ce soit au travail ou en postulant à un poste. Ceci signifie que tous les employés doivent être jugés selon leur propre mérite et traités avec respect. Une des préoccupations principales d’Economical est d’assurer la dignité, le respect et la sécurité personnelle de tous les employés. La compagnie a la responsabilité d’offrir aux employés un milieu de travail exempt de tout harcèlement basé sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance religieuse, le sexe, l’orientation sexuelle, l’âge, le dossier d’infractions, l’état matrimonial, la situation familiale ou les handicaps.

Nous sommes tous, y compris les dirigeants et administrateurs d’Economical, tenus d’agir de façon convenable, c’est-à-dire d’avoir un comportement exempt de toute forme de harcèlement, et ce, en tout temps. Nous sommes également tous responsables de signaler ou de remédier à tout comportement pouvant être considéré comme du harcèlement.

MAINTIEN DE LA SÉCURITÉ DE L’INFORMATION

Au sein d’Economical, il existe un cadre de sécurité en place afin de définir des principes et des politiques de haut niveau en matière de sécurité. Il est important que nous tous comprenions tous la sécurité de l’information et ses politiques connexes. La sécurité de l’information traite de la protection de l’information, par l’accès, l’utilisation, la divulgation, l’interruption, la modification ou la destruction non autorisé. L’information est utilisée au quotidien et peut être verbale, imprimée, télécopiée, stockée ou transmise électroniquement. Tous les renseignements doivent être protégés. Cependant, le niveau de protection dépend de la valeur, de la confidentialité et des risques associés à ces renseignements.

Les menaces à la sécurité de l’information peuvent avoir une incidence sur tous les types de renseignements et peuvent provenir tant de l’intérieur de l’entreprise que de l’extérieur. C’est pour cette raison que nous nous attendons à ce que les employés soient sensibilisés à la classification des renseignements (comme « public » ou « confidentiel »), ainsi qu’aux critères connexes à la gestion et à la protection de ces renseignements.

La protection de l’information s’applique aux documents papier – respecter la politique en matière de rangement du bureau, éliminer les documents dans les salles de réunion, assurer que les dossiers confidentiels sont verrouillés dans des tiroirs – ainsi qu’aux renseignements électroniques – dans les courriels, dans les documents enregistrés sur le réseau local, dans un ordinateur portable, une tablette ou un téléphone intelligent, ou dans les applications d’entreprise. Le besoin de protection augmente avec la confidentialité de l’information. Les renseignements de nature très délicate ne sont pas seulement confidentiels : l’accès à ces renseignements peut être limité aux personnes et aux groupes dans le besoin de savoir. Les renseignements de cette nature ne doivent pas être divulgués aux autres employés ou à l’externe sans la permission de l’auteur de l’information. Les copies électroniques ne être doivent enregistrées que sur les ordinateurs de la compagnie, et non sur les ordinateurs personnels, les ordinateurs publics (p. ex., le centre d’affaires d’un hôtel ou un kiosque Internet) ou les services infonuagiques qui ne proviennent pas de l’entreprise (p. ex., Dropbox, Google Drive et iCloud). Lorsqu’il est nécessaire de partager ces renseignements, la politique en matière de gestion doit être respectée et un support amovible chiffré doit être utilisé.

Nos actions individuelles contribuent à la sécurité de l’information globale au sein d’Economical, car nous avons tous les jours accès aux renseignements d’entreprise. Par conséquent, nous devons prévenir des situations telles que de laisser de l’information tomber entre les mauvaises mains; télécharger des virus ou autres logiciels malveillants; permettre le vol ou la perte des supports d’information amovibles (c.-à-d. clé USB, ordinateur portatif, lecteur de disque dur, etc.).

PROTECTION DES DOCUMENTS ET DES RAPPORTS

Il est important de créer, gérer et modifier les documents d’entreprise en fonction des politiques d’Economical. Vous êtes responsable de l’intégrité de tous les documents financiers que vous aidez à créer ou à gérer. Afin de préserver notre réputation en tant qu’entreprise qui se distingue par ses échanges honnêtes et ouverts, il ne faut jamais inclure de renseignements fautifs ou trompeurs dans les documents d’entreprise.

Les documents financiers peuvent inclure : des renseignements de vérification, des comptes de dépenses, les feuilles d’heures supplémentaires, les plans ou documents de marketing, les rapports de réclamations, les primes ou polices d’assurance et tout autre document d’affaires ou financier que vous aidez à créer ou maintenir.

Tous les actifs, les dettes et les activités d’Economical doivent être comptabilisés de manière précise et dans les moindres délais. Nous ne pouvons pas bloquer les provisions et devons déclarer adéquatement toutes les dépenses. Des communications complètes, précises et rapides avec le conseil d’administration, les cadres de l’entreprise, les vérificateurs internes et externes, ainsi que toute question relative au conseil constituent des éléments essentiels.

Jetez les documents confidentiels adéquatement dans les bacs à déchiquetage verrouillés (et non dans la corbeille ou dans les bacs à recyclage). Les renseignements personnels et confidentiels doivent être traités adéquatement. Ne transmettez pas d’information à qui que ce soit, sauf si vous savez qu’ils sont des partenaires d’affaires contractuels qui doivent avoir accès à cette information.

Si vous êtes au courant de toute situation concernant des documents et des rapports qui pourraient nuire à Economical ou pour toute question ou inquiétude, communiquez avec votre gestionnaire, les Ressources humaines ou faites appel au programme d’éthique.

RESPECT DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Dans le cadre de nos tâches au sein d’Economical, nous serons tous appelés à prendre connaissance de renseignements confidentiels au sujet d’Economical, des employés, des fournisseurs, des courtiers ou des titulaires de police.

Les renseignements confidentiels peuvent comprendre, sans en exclure d’autres, les secrets commerciaux, les renseignements stratégiques, la documentation sur les produits, les nouveaux produits créés, les listes de clients, les documents financiers, les procédures opérationnelles, les plans d’entreprise, les plans et stratégies de marketing, les stratégies de tarification, ainsi que les renseignements personnels relatifs aux employés (y compris le salaire), aux titulaires de police et aux courtiers d’Economical. Nous devons protéger la confidentialité de tels renseignements.

En tant qu’employés d’Economical, nous ne pouvons en aucun cas divulguer à qui que ce soit des renseignements confidentiels au sujet d’Economical, de ses employés, titulaires de police, agents ou courtiers, sauf dans les cas où leur emploi au sein d’Economical l’exige. Advenant le départ d’un employé d’Economical, ce dernier ne peut en aucun temps conserver, utiliser ou divulguer tout renseignement confidentiel. Tous les dossiers sont la propriété exclusive d’Economical et doivent rester dans l’enceinte de l’entreprise, avec les exceptions suivantes :

  • dans le cours normal de vos tâches professionnelles, vous aurez peut-être des documents d’entreprise en votre possession. Vous êtes responsable de conserver et d’assurer la sécurité et la confidentialité de ces documents;
  • les dossiers rangés dans un entreposage à l’extérieur protégé aux fins d’archivage ou de sécurité.

Les directives concernant la gestion de l’information se trouvent avec la politique en matière de sécurité de l’information. Pour toute question ou préoccupation concernant le respect des renseignements confidentiels, communiquez avec votre gestionnaire, les Ressources humaines ou faites appel au programme d’éthique.

MOTS DE PASSE ET ACCÈS

Les mots de passe et autre information d’accès sont confidentiels. Votre code d’utilisateur et votre mot de passe sont conçus afin de n’identifier que vous et de vous donner le niveau d’accès approprié aux ressources informatiques, aux applications et aux renseignements de la compagnie. Vous ne devez en aucun cas divulguer vos mots de passe à quiconque ou les laissez dans un endroit non sécurisé.

Essayez de toujours choisir un mot de passe basé sur une expression ou un passage, tel que « ctou1Dif » (« c’est tout un défi »), assez simple pour que vous puissiez vous en rappeler sans avoir à le noter, mais assez complexe pour qu’il ne puisse pas être deviné. Il est plus facile de se souvenir d’un mot de passe si nous évitons de le changer le vendredi après-midi. N’utilisez pas le même mot de passe pour les systèmes de la compagnie et votre usage personnel.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tant qu’assureur, Economical est appelée à recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels. Nous entendons par renseignements personnels toute information servant à identifier un individu, mais qui exclut le nom et le titre de l’individu, l’adresse de l’entreprise ou le numéro de téléphone au travail d’un employé. Les renseignements personnels proviennent habituellement de l’individu ou de son représentant (c.-à-d. courtier d’assurance).

Economical ou toute personne agissant en son nom (y compris les employés) ne doit pas recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels si ce n’est conformément à la Déclaration concernant la protection des renseignements personnels d’Economical disponible sur e.Net et le site Web de l’entreprise.

La Déclaration concernant la protection des renseignements personnels stipule notamment qu’Economical, ainsi que toute personne agissant en son nom, peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels uniquement si l’individu auquel se rapportent ces renseignements :

  • a été informé des fins précises pour lesquelles les renseignements doivent être recueillis, utilisés et divulgués;
  • a accordé son consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels aux fins précises qui lui ont été présentées avant ou au moment de la collecte des renseignements.

En résumé, il est interdit à Economical, ainsi qu’à toute personne agissant en son nom, de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles chaque individu a accordé son consentement.

UTILISATION DU COURRIER ÉLECTRONIQUE, D’INTERNET, DU TÉLÉPHONE ET DES RESSOURCES INFORMATIQUES

UTILISATION DU COURRIER ÉLECTRONIQUE

Le système de courrier électronique d’Economical représente, pour l’entreprise, un mode de communication efficace avec ses contacts internes et externes. Il s’agit d’un élément essentiel de la technologie soutenant les activités des catégories d’affaires de l’entreprise. Le contenu des courriels, dont les pièces jointes, doit recevoir la même attention en matière de protection que les documents papier. Assurez-vous que toute information connexe à la protection des renseignements personnels, aux finances ou à tout autre sujet confidentiel n’est envoyée qu’aux personnes dans le secret par nécessité. Évitez d’utiliser la fonction « Répondre à tous » et confirmez que les destinataires qui ne sont pas des employés d’Economical doivent se trouver dans la liste d’envoi avant d’envoyer le courriel. Définissez les rendez-vous au calendrier comme « Privé » s’ils se rapportent à un sujet confidentiel, particulièrement si des pièces sont jointes. Ne transférez pas les courriels de la compagnie ou les détails du calendrier à des comptes de courrier électronique personnels.

N’ouvrez pas de pièces jointes provenant de sources inconnues. Évitez le matériel illégal et inapproprié. Les séquences vidéo à des fins professionnelles sont acceptables. L’utilisation personnelle des séquences vidéo doit être faite après les heures de travail. Le partage de votre opinion sur des blogues et autres médias sociaux est acceptable pourvu que les énoncés ne soient pas associés à Economical ou ne vous identifient pas en tant qu’employé d’Economical.

Notre système de courriel utilise des ressources du système pour traiter et stocker les messages, et nous devons faire un usage judicieux de ces ressources. La direction et toute autre personne ainsi désignée par la direction au sein de l’entreprise ont un droit d’accès à toute information enregistrée ou transmise par l’entremise des systèmes de technologie de l’information d’Economical ou par l’entremise des dispositifs fournis par l’entreprise (incluant, entre autres, les ordinateurs portatifs, les ordinateurs, les tablettes [p. ex., iPad] et les téléphones intelligents [p. ex., BlackBerry]).

L’utilisation limitée et occasionnelle du courriel ou de messagerie instantanée à des fins personnelles non liées aux affaires est compréhensible et acceptable. Toutefois, l’employé doit faire preuve d’un sens des responsabilités et ne doit pas abuser de ce privilège. Les messages personnels non acceptables comprennent :

  • les lettres faisant la promotion d’affaires personnelles;
  • les documents inappropriés (offensants ou diffamatoires) qui peuvent projeter une mauvaise image de l’organisation ou de l’employé lui-même;
  • les courriels ou messages de nature sexuelle;
  • les chaînes de lettres.

UTILISATION D’INTERNET

Economical appuie l’accès à une vaste gamme de ressources se trouvant sur Internet, car elle reconnaît que ces ressources peuvent nous aider dans notre travail.

Cet accès à Internet représente un engagement considérable de ressources du siège social pour les télécommunications, le réseautage, les logiciels, le stockage de données, les ressources humaines et autres.

La politique sur l’utilisation d’Internet est conçue pour nous aider à comprendre nos attentes en matière d’utilisation d’Internet, de ses services et des ressources internes nécessaires pour nous aider à nous en servir à bon escient. Cette procédure s’applique à tous ceux qui exercent leurs fonctions à partir de nos bureaux ou à partir d’un endroit éloigné tel qu’un poste de travail à domicile. Les employés ne peuvent télécharger aucun logiciel à partir d’Internet.

La politique d’utilisation d’Internet interdit l’accès à certaines catégories de sites, dont les suivants :

  • divertissements pour adultes ayant un contenu sexuel explicite;
  • sites de clavardage ou annonces personnelles et services de rencontre;
  • piratage, jeux d’argent, téléchargement de MP3 et de contenu audio/vidéo;
  • contenus racistes, militaristes, extrémistes et violents;
  • religion;
  • renseignements sur les drogues, l’alcool ou le tabac.

UTILISATION DU TÉLÉPHONE

Le téléphone représente un outil important dans l’exploitation des affaires d’Economical. Nous sommes encouragés à régler nos affaires personnelles au téléphone durant notre pause-dîner ou toutes autres pauses. Il faut limiter le plus possible le nombre d’appels personnels et les garder brefs, sauf en cas d’urgence. Limitez les appels personnels aux appels locaux, à moins de les imputer à votre numéro de téléphone personnel (résidence).

Pour utiliser un téléphone cellulaire pendant un déplacement, utilisez un dispositif mains libres. Pour utiliser normalement un téléphone cellulaire, quittez la route et immobilisez le véhicule.

UTILISATION DES POSTES DE TRAVAIL OU DES TABLETTES

Utilisez des fichiers du réseau local (lecteurs O : et P :) pour y stocker des renseignements critiques, car les renseignements sur les disques durs des ordinateurs ne sont pas sauvegardés. Les logiciels ne doivent pas être téléchargés et installés sans approbation. Cette directive s’applique également aux logiciels gratuits. Avant de télécharger tout logiciel sur un outil de la compagnie, dont les appareils mobiles, il faut tenir compte de facteurs légaux, financiers et techniques. Verrouillez toujours votre station de travail et sécurisez tous les supports amovibles. Seuls les supports amovibles chiffrés autorisés peuvent être utilisés pour les renseignements d’entreprise.

S’il y a lieu de croire qu’il y a eu infraction aux politiques ou règles de sécurité, le courriel, l’usage Internet ou la messagerie instantanée peuvent être surveillés. Les infractions éventuelles peuvent inclure des cas de bris de sécurité, d’activités illicites, de mauvais usage des ressources de l’entreprise, de discrimination et de harcèlement sexuel.

Tout employé qui veut déposer une plainte pour violation de la politique sur le courrier électronique ou la messagerie instantanée doit demander une enquête sur cette violation au spécialiste, Relations avec les employés. Toute mesure disciplinaire est déterminée par la direction en consultation avec les Ressources humaines.

UTILISATION DES MÉDIAS SOCIAUX

Les médias sociaux tels que Facebook, Twitter, LinkedIn et les blogues ont modifié la nature des communications avec les collègues, les clients et le monde extérieur. Economical s’attend à ce que toute personne qui choisit de participer à ces formes de médias sociaux le fasse en conformité avec nos lignes directrices et politiques d’entreprise.

CONDUITE AVEC LES INTERVENANTS CLÉS

Aux yeux des clients, nous représentons Economical; par conséquent, ils s’attendent à ce que nous démontrions les normes professionnelles les plus élevées. Nous nous efforçons de comprendre les besoins de chacun de nos clients et d’offrir les meilleures solutions possibles sans exception.

En tant qu’employés d’Economical, nous appliquons des connaissances relatives aux pratiques, aux processus, aux systèmes, aux produits, aux services, à la structure et aux relations à l’interne. Nous appliquons également nos connaissances de l’environnement externe dans lequel nous œuvrons et interagissons. Ceci comprend les connaissances de l’industrie des services financiers, le marché, les clients, les partenaires d’affaires, les concurrents ainsi que les fournisseurs.

Nous utilisons ces connaissances et ces compétences pour l’intérêt de nos intervenants clés en :

  • offrant une expérience client supérieure et une proposition de valeur globale;
  • étant un partenaire d’affaires de choix dans notre réseau de distribution;
  • manifestant des compétences à la fine pointe de l’industrie en matière de tarification, de souscription, d’indemnisation et de gestion des risques;
  • étant un employeur de choix;
  • maintenant la confiance de tous les intervenants clés.

En soulignant les attentes et les procédures concernant nos clients, le Code nous outille davantage afin d’offrir des services exceptionnels et de valoriser une simplicité d’affaires avec Economical.

APPARENCE PROFESSIONNELLE ET COMPORTEMENT COURTOIS

Conformément à nos normes élevées en vue d’offrir des produits et services de qualité, nous nous attendons à ce que nos employés projettent une apparence professionnelle à la fois dans leur présentation personnelle et leur tenue vestimentaire durant les heures de bureau et lors d’événements tenus par l’entreprise ou l’industrie. L’image professionnelle projetée par nos employés renforce notre culture de haut rendement.

La première impression projetée par notre entreprise et nos employés peut avoir un impact important sur notre succès. L’image professionnelle d’Economical véhicule nos valeurs, nos accomplissements et notre éthique de travail. Une première impression peut rester longtemps. Nous devons projeter une image professionnelle à nos partenaires d’affaires et associés, et ce, en tout temps.

ADOPTION DE COMPORTEMENTS RESPECTUEUX

En tant qu’employés d’Economical, nous influençons les autres afin d’atteindre les objectifs d’entreprise. Le tout inclut la création de relation, la contribution et les compétences de négociation. Nous devons rester calmes lorsque nous sommes confrontés à des situations difficiles. Nous reflétons les inquiétudes des autres, nous sommes faciles d’approche et nous créons des relations de travail productives. Nous faisons preuve de respect et de tolérance et équilibrons les besoins des gens qui ont des opinions, des perspectives et des antécédents différents. Nous cherchons à apprendre des expériences et des perspectives des autres.

COLLABORATION

Nous travaillons fort afin de rendre le travail d’équipe possible. Bâtir une culture de collaboration signifie éliminer les cloisons au-delà des frontières traditionnelles. Cela nous permet de recueillir et de partager des renseignements, de planifier des approches et de prendre des décisions ensemble, en incorporant des perspectives variées. Nous pouvons ainsi agir plus rapidement, mieux répondre aux besoins, utiliser plus efficacement les ressources, résoudre les problèmes de façon créative et partager la responsabilité des réussites et des leçons apprises. La collaboration assure également la prédominance des meilleurs intérêts de la compagnie.

COMMUNICATION AVEC LES MÉDIAS ET LE PUBLIC

L’équipe chargée des relations publiques et médiatiques d’Economical s’occupe de nos relations avec les médias et le public afin de projeter une image professionnelle et de protéger notre réputation. Si quelqu’un des médias vous demande de parler de n’importe quel aspect de notre entreprise ou de notre industrie en général, vous devez vous abstenir de tout commentaire. Référez-le plutôt à notre équipe chargée des relations avec le public et les médias qui est responsable de communiquer la position d’Economical aux médias.

De plus, seuls les porte-parole autorisés peuvent exprimer la position d’Economical sur des questions d’ordre local et national touchant ses activités ou ses résultats financiers. Aucune autre personne n’est autorisée à parler au nom d’Economical. Les porte-parole autorisés sont la présidente et chef de la direction et toute autre personne autorisée par écrit par cette dernière.

Veuillez éviter d’émettre des déclarations personnelles en public pouvant être interprétées comme une position « officielle » d’Economical.

MAINTIEN D’UNE ENTREPRISE SAINE

Economical est une entreprise socialement responsable résolue à créer et à soutenir un milieu de travail sécuritaire et sain. Economical appuie les principes relatifs à l’organisation du travail prévenant les maladies ou blessures professionnelles, et promeut le bien-être des employés en offrant des ressources en matière de santé et de mode de vie.

TABAGISME

L’environnement de travail d’Economical est un milieu sans fumée. Ceci inclut toutes les installations possédées ou louées, et les véhicules de fonction.

ALCOOL ET DROGUES

Les drogues illicites sont défendues sur les lieux de travail de la compagnie. L’alcool est défendu sur les propriétés de la compagnie autres que dans les cas d’événements sociaux prévus/contrôlés pour lesquels les permis appropriés ont été obtenus (p. ex., une journée portes ouvertes de reconnaissance des courtiers). Tout employé aux facultés affaiblies par des drogues illicites ou l’alcool au travail est passible de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement, le tout étant sujet à l’obligation d’accommodement dans le cas d’un handicap lié à une dépendance.

CONCLUSION

Le Code ne peut pas couvrir tous les aspects de la conduite éthique. Le bon sens et le bon jugement doivent être utilisés afin de déterminer ce qui constitue les comportements acceptables.

Les employés d’Economical doivent, tous les ans, passer en revue le Code de conduite d’Economical et remplir le formulaire de divulgation. Nous devons également compléter l’évaluation en ligne sur le Code de conduite d’Economical et passer le test du cours avec une note de 100 %.